Überlasse deine Routinetätigkeiten ChatGPT und nutze die Zeit für wichtigere Projektaufgaben. Wir zeigen dir, wie du deinen Arbeitsalltag durch den Einsatz von KI effizienter gestaltest und in so kürzerer Zeit mehr erledigt bekommst.
Inhalt
Einleitung: Wie ChatGPT deinen Arbeitsalltag erleichtert
Im hektischen Projektalltag bleibt wenig Zeit für wirklich wichtige Aufgaben. Als Projektmanager übst du dich ständig in Multitasking und kannst viele Dinge nicht in der erforderlichen Qualität erledigen. Wiederkehrende Routinetätigkeiten beanspruchen dabei besonders viel Zeit und bieten oft nur begrenzten Mehrwert.
Hier kommt künstliche Intelligenz ins Spiel. KI-Chatbots wie ChatGPT und Microsoft Copilot erledigen Alltagsaufgaben im Projektmanagement schnell und zuverlässig – oft sogar besser als wir Menschen.
In diesem Artikel zeigen wir dir sieben effektive Wege, wie du alltägliche Arbeiten durch KI erledigen lassen kannst. Ob E-Mails, FAQs oder Statusberichte – mit der richtigen Unterstützung kannst du effizienter arbeiten und dir mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge verschaffen.
Warum KI-Assistenten ideal für Routineaufgaben sind
Bevor wir dir gleich zeigen, wie ChatGPT und Co deinen Arbeitsalltag erleichtern, möchten wir noch kurz darauf eingehen, warum KI-Assistenten Routineaufgaben so gut erledigen.
KI-Chatbots wie ChatGPT oder Microsoft Copilot können in unterschiedliche Rollen schlüpfen und eine ganze Reihe von Aufgaben wahrnehmen. Je nach Bedarf wird ChatGPT zum Fachexperten für ein bestimmtes Thema, generiert innovative Ideen als kreativer Sparrings-Partner oder berät dich im Stil eines Mentors oder Coach.
Warum KI-Assistenten sich so gut für Routineaufgaben eignen, liegt vor allem an drei Punkten:
Umfangreiche Datenbasis
KI-Modelle wurden mit einer enormen Menge an Daten trainiert, darunter unzählige Beispiele für typische Projektmanagement-Aufgaben. Dies ermöglicht es ihnen, Muster zu erkennen und effektive Lösungen für wiederkehrende Aufgaben zu generieren. Darüber hinaus fallen Routinetätigkeiten sehr häufig in sehr vielen Projekten an. KI hatte im Livebetrieb zahlreiche Gelegenheiten, solche Aufgaben zu optimieren.
Schnelligkeit und Ausdauer
KI-Assistenten können Aufgaben in Sekundenschnelle erledigen, für die Menschen oft erheblich länger bräuchten. Im Gegensatz zu Menschen reagieren KI-Chatbots auch nicht gelangweilt oder genervt, wenn du ihnen immer wieder die gleichen, Routineaufgaben gibst.
Die Ergebnisse sind direkt anwendbar
Für einfache Routinetätigkeiten sind die KI-generierte Inhalte sind oft so gut, dass sie kaum Anpassungen erfordern. Mit KI kannst du wiederkehrende Aufgaben schnell erledigen und abhaken.
ChatGPT im Arbeitsalltag: Diese 7 Aufgaben kannst du sofort abgeben
In diesem Beitrag zeigen wir dir 7 Routinetätigkeiten, bei denen KI-Assistenten besonders schnelle und gute Arbeit leisten. Unsere Projektmanagement-Persona Jana spart dadurch bis zu 10 Arbeitsstunden pro Woche – und du kannst das auch!
Bist du bereit? Hier sind die besten Use Cases und dazugehörigen Prompts für Routineaufgaben mit künstlicher Intelligenz.
Mache dich mit den internen Richtlinien in deinem Unternehmen vertraut, bevor du ChatGPT für deinen Job nutzt. Das gilt insbesondere, wenn du dafür einen privaten Account verwendest.
#1 E-Mails schneller schreiben: So hilft dir ChatGPT bei der täglichen Kommunikation
Die tägliche E-Mail-Flut im Projektmanagement kann schnell überwältigend werden. Besonders wenn du diese zeitnah und mit der erforderlichen Sorgfalt beantworten möchtest. ChatGPT unterstützt dich als Assistenz, indem er passende Textvorschläge oder sogar komplette Mail-Entwürfe erstellt, die du vor dem Absenden nur noch leicht anpassen musst.
Als Projektleiterin bearbeite ich täglich Dutzende von E-Mails. Das kostet sehr viel Zeit, die mir für andere Aufgaben fehlt. Ich möchte E-Mails schneller bearbeiten, damit ich Zeit für strategische Aufgaben im Projektmanagement habe.
Ein besonderer Vorteil von ChatGPT ist seine Fähigkeit, feine Nuancen in Texte einzubauen. Nutze dies, um sicherzustellen, dass deine E-Mail genau den richtigen Ton trifft. Je mehr Kontext du gibst, desto besser wird die Mail. Schrecke nicht davor zurück, richtig ehrlich zu sein. Zum Beispiel so: „Der Kollege hat meine letzten Beiden Mails ignoriert. Er soll jetzt endlich Ergebnisse liefern!“ Je mehr Kontext du lieferst, desto besser wird ChatGPT die E-Mail formulieren.
Formuliere eine E-Mail basierend auf diesen Informationen:
- Ziel der E-Mail: [z.B. „Information“, „Bitte um Rückmeldung“, „Meeting vereinbaren“]
- Stichpunkte: [z.B. „Ich brauche dringend eine Rückmeldung zu den technischen Anforderungen für das Besuchermanagementsystem, möchte das aber sehr höflich ausdrücken“]
- Empfänger: [z.B. „unbekannter potenzieller Kunde“, „bekannter Geschäftspartner“, „befreundeter Arbeitskollege“]
- Schreibstil: [z.B. „formell und professionell“, „freundlich und locker“, „kurz und präzise“]
Bitte achte darauf, dass die E-Mail höflich und auf den Punkt formuliert ist. Halte die E-Mail je nach Kontakt kürzer oder ausführlicher und achte auf eine klare Struktur.
#2 ChatGPT als Lektor: So überprüfst und verbesserst du Texte in Sekundenschnelle
Die nächste Wiederkehrende Routineaufgabe im Berufsalltag ist das Erstellen von Texten. Du schreibst E-Mails, formulierst Berichte oder erstellst umfangreiche Konzepte. Das Problem dabei: Je länger du an einem Text arbeitest, desto eher wirst du betriebsblind und übersiehst unlogische Stellen im Text oder Rechtschreibfehler.
Als Projektleiterin erstelle ich viele Konzepte und Dokumente. Es ist mir wichtig, dass diese fehlerfrei, präzise und gut verständlich sind. Das Korrekturlesen kostet sehr viel Zeit und häufig übersehe ich dennoch oft kleine Fehler oder Unstimmigkeiten. Ich möchte meine Texte effizient und sicher überprüfen lassen, um Missverständnisse zu vermeiden und qualitativ gute Arbeit zu leisten.
ChatGPT wird in dieser Situation zum Lektor und Berater. Du kannst deine Texte von ChatGPT auf Rechtschreibung und Grammatik prüfen lassen und ganze Textabschnitte in einem anderen Stil oder einer anderen Sprache umschreiben. So stellst du sicher, dass deine Texte fehlerfrei und gut verständlich sind.
Prüfe diesen Text auf Rechtschreibung, Grammatik und DIN-konforme Formatierung. Achte außerdem auf einen logischen Textaufbau sowie einfache Lesbarkeit. Mach gegebenenfalls Verbesserungsvorschläge, um den Text klarer und verständlicher zu gestalten. Hier ist der Text: [dein Text hier einfügen].
#3 Meeting-Einladungen schnell und präzise formulieren
Meetings sind ein unverzichtbarer Bestandteil des modernen Arbeitslebens – das gilt insbesondere für das Projektmanagement. Damit Besprechungen erfolgreich sind und einen Mehrwert bringen, sollten bereits in der Einladung alle relevanten Informationen enthalten sein. Die Teilnehmenden sollten wissen, worum es in dem Termin geht, was ihre Rolle ist und worauf sie sich vorbereiten sollten.
Termineinladungen ohne zusätzliche Informationen außer der Betreffzeile sind ein absolutes No-Go. Tatsache ist aber auch, dass die gewissenhafte Vorbereitung eines Termins Zeit kostet – und diese haben viele schlichtweg nicht. Wenn du dich in dieser Beschreibung wiederfindest, dann haben wir die Lösung für dich.
Als Projektmanagerin organisiere ich regelmäßig Meetings. Ich verbringe viel Zeit damit, die Agenda zu erstellen und Einladungen zu formulieren. Ich möchte diesen Prozess beschleunigen.
Mit der Hilfe von ChatGPT kannst du Besprechungseinladungen schnell und präzise formulieren. Der KI-Chatbot hilft dir außerdem dabei den Zweck des Meetings klar zu benennen und an alle wichtigen Punkte zu denken. So sparst du Zeit und stellst sicher, dass alle Teilnehmer die nötigen Informationen erhalten, damit dein Meeting ein Erfolg wird.
Formuliere eine Meeting-Einladung für [eine Projektbesprechung/ einen Workshop] zu diesem Thema „[Thema hier einfügen]“. Die Einladung sollte den Zweck des Meetings enthalten sowie eine grobe Agenda. Bitte betone, wie wichtig die Vorbereitung auf die Themen ist und welche Materialien die Teilnehmenden mitbringen sollten. Achte darauf, dass die Einladung freundlich und motivierend wirkt. Verwende professionelle deutsche Umgangssprache. Berücksichtige diese inhaltlichen Stichpunkte unter dem Gesichtspunkt „so viel wie nötig, so wenig wie möglich“: [Stichpunkte hier ergänzen]
#4 Protokolle schneller schreiben: KI hilft dir beim Ausformulieren deiner Notizen
Wenn der vorherige Punkt für dich interessant war, solltest du hier unbedingt weiterlesen. Denn die Vorbereitung auf ein Meeting ist nur der Anfang. Mindestens ebenso zeitintensiv ist die Nachbereitung. Meeting Ergebnisse müssen zusammengefasst und ausformuliert werden und es muss klar festgehalten werden, wer sich um welche Aufgabe kümmert. Selten wird es im Besprechungsraum so leise, wie bei der Frage: „Wer kümmert sich heute um das Protokoll?“
Als Person, die viel Zeit in Meetings verbringt, muss ich regelmäßig Protokolle schreiben. Häufig schreibe ich während des Meetings nur die wichtigsten Stichworte mit. Das Ausformulieren kostet Zeit und Nerven und dauert auch gerne mal ein paar Tage. Ich möchte Protokolle schneller erstellen und zeitnah an alle Teilnehmenden versenden.
Beim Erstellen von Protokollen spielt ChatGPT viele seiner Stärken aus. Der KI-Chatbot kann deine stichpunktartigen Notizen verstehen, ausformulieren und in eine logische Struktur bringen. Besonders hilfreich ist hier auch die Fotofunktion, falls du Notizen in Papierform hast. Diese kannst du einfach abfotografieren und an das Chatfenster anhängen. So kannst du aus wenigen Stichworten ein vollständiges und klar strukturiertes Protokoll generieren lassen.
Erstelle ein Protokoll in Tabellenform aus meinen stichpunktartigen Notizen: [Füge hier deine Notizen ein oder lade ein Foto hoch]. Die Tabelle sollte folgende Spalten enthalten: Lfd Nr. | Überbegriff (Thema) | Inhalt | Wer kümmert sich bis wann (falls bekannt). Achte auf eine klare Struktur und Verständlichkeit. Bringe die Punkte in eine logische Reihenfolge und Gruppiere Themen, die inhaltlich zusammenhängen unter einem Überbegriff.
#5 Effiziente Statusberichte mit ChatGPT: Projektupdates im Handumdrehen
Eine weitere zeitaufwändige Aufgabe im Projektmanagement ist das Schreiben von Statusberichten. Die investierte Zeit ist hier besonders schmerzhaft, da ein Projektstatusbericht keinen unmittelbaren Einfluss auf den Projekterfolg hat. Häufig ist im Projektmanagementprozess vorgeschrieben, dass monatliche Statusberichte geschrieben werden müssen. Ob diese überhaupt jemand liest oder welchen Mehrwert sie bringen, ist jedoch häufig unklar.
Als Projektleiterin muss ich regelmäßig umfassende Statusberichte verfassen, um das Team und die Stakeholder auf dem Laufenden zu halten. Dies ist sehr zeitintensiv, da ich zahlreiche Informationen sammeln, strukturieren und verständlich aufbereiten muss. Ich möchte diesen Prozess vereinfachen, um mehr Zeit für die eigentliche Projektarbeit zu haben.
Mit ChatGPT kannst du deine gesammelten Daten und Erkenntnisse effizient in einen strukturierten Bericht überführen. Die KI unterstützt dich dabei, die wesentlichen Informationen übersichtlich zusammenzufassen und alle relevanten Punkte zu berücksichtigen. So kannst du regelmäßig präzise Statusupdates liefern, ohne viel Zeit in die manuelle Erstellung investieren zu müssen.
Erstelle einen Projektstatusbericht basierend auf folgenden Informationen: [Füge hier deine Notizen, Fortschritte, Aufgaben und Herausforderungen ein]. Der Bericht sollte die aktuellen Fortschritte, anstehende Aufgaben und potenzielle Risiken klar und präzise beschreiben.
#6 Präsentationen erfolgreicher machen: ChatGPT entwickelt deine Storyline
Im Gegensatz zu Projektstatusberichten sind Präsentationen oft entscheidend, da du hier in der Regel etwas erreichen möchtest – sei es mehr Geld für dein Projekt, das Vermitteln von Informationen an Stakeholder oder das Gewinnen von Unterstützung. Deshalb lohnt es sich, hier grundsätzlich mehr Zeit zu investieren. Aber eben nur so viel wie nötig.
Als Projektleiterin stehe ich oft vor der Herausforderung, komplexe Informationen in einer Präsentation klar und verständlich darzustellen. Ich möchte eine überzeugende Storyline entwickeln, damit meine Präsentationen die gewünschte Wirkung erzielen.
Eine gut durchdachte Storyline kann den Unterschied ausmachen. ChatGPT kannst du dafür als Sparrings-Partner nutzen. Der KI-Chatbot unterstützt dich dabei, eine klare Abfolge der Themenpunkte zu entwerfen, die einem roten Faden folgt. Je weniger deine Zielgruppe über dein Projekt weiß, desto wichtiger ist es, komplexe Sachverhalte einfach zu erklären. Diesen Aspekt kannst du direkt in deinen Prompt einbauen, damit deine Storyline für die Projektpräsentation die richtige Detailtiefe hat und von Anfang an den richtigen Ton trifft.
Hilf mir, eine überzeugende Storyline für eine Präsentation zu entwerfen. Ziel der Präsentation ist [ z.B. mehr Geld für mein Projekt, Unterstützung von Stakeholdern, etc.] zu erreichen. Bei dem Projekt geht es um [füge Informationen zum Projekt ein]. Berücksichtige, dass meine Zielgruppe [wenig Vorwissen über das Projekt hat/ tief im Thema drin ist]. Die Präsentation sollte einem roten Faden folgen und die Themen logisch aufeinander aufbauen. Nenne mir die Hauptpunkte und schlage eine Reihenfolge vor, die die Zuhörer mitnimmt und überzeugt. Achte darauf, dass die Storyline eine klare Einleitung, eine Entwicklung und ein starkes Ende hat.
#7 FAQ Listen per Knopfdruck: ChatGPT weiß, was deine Stakeholder interessiert
Unser letzter Tipp in dieser Reihe, bezieht sich auf die Stakeholder Kommunikation. Insbesondere in der heißen Phase eines Projekts gibt es erfahrungsgemäß sehr viele Fragen und Verwirrung bei den betroffenen Personen. Werden diese nicht richtig beantwortet, kann das zu fehlender Akzeptanz oder zu Verzögerungen im Projektablauf führen. Ein hilfreiches Tool dafür sind FAQs – also häufige Fragen und die Antworten darauf.
Als Projektleiterin verbringe ich viel Zeit damit, Fragen zu beantworten, insbesondere beim Go-Live. Ich möchte eine übersichtliche FAQ-Liste erstellen, um die wichtigsten Fragen und Antworten aufzulisten. So spare ich Zeit und stelle sicher, dass alle schnell und einfach auf die benötigten Informationen zugreifen können.
Mit ChatGPT kannst du häufige Fragen und Antworten für dein Projekt schnell zusammenstellen. Der besondere Mehrwert liegt hier aber nicht nur in der Schnelligkeit. Auch was die Formulierung betrifft bietet die KI einen echten Vorteil, da sie nicht so betriebsblind ist wie du und die Inhalte so erklären kann, dass sie auch ohne Vorwissen leicht verständlich sind. Nutze diesen Prompt, um von ChatGPT eine FAQ Liste für dein Projekt zu erstellen. Wir haben den ChatGPT Prompt an dieser Stelle absichtlich sehr ausführlich formuliert, damit du ihn für alle Fallkonstellationen nutzen kannst. Punkte, die du nicht für dein FAQ benötigst, kannst du einfach weglassen.
Das Projekt „[Name des Projekts]“ steht kurz vor dem Go-Live. Bei dem Projekt geht es um [hier ein paar Stichworte zum Projekt eintragen]. Die Stakeholder haben viele Fragen und Unsicherheiten. Erstelle eine übersichtliche FAQ Liste, die die wichtigsten und häufigsten Fragen beantwortet. Achte darauf, dass die Antworten klar, präzise und leicht verständlich sind. Es ist davon auszugehen, dass nicht alle Personen denselben Wissensstand zum Projekt haben. Die FAQ-Liste sollte diese Themen abdecken:
Allgemeine Informationen über das Projekt (z.B. Ziel, Zeitplan, Beteiligte)
Technische Fragen (z.B. zur Systemumstellung oder Softwareintegration)
Prozessfragen (z.B. zur Implementierung, Schulungen oder Arbeitsabläufen)
Fragen zur Benutzerunterstützung (z.B. Kontaktmöglichkeiten, Supportangebote)
Wichtige Meilensteine und Termine
Überlege, welche Fragen meine Stakeholder am meisten interessieren könnten und gib mir jeweils 5 häufige Fragen und passende Antworten pro Kategorie.
Fazit: Warum du ChatGPT ab heute in deinen Arbeitsalltag integrieren solltest
Die Nutzung von KI im Arbeitsalltag ist keine ferne Zukunftsvision mehr, sondern ist im modernen Projektmanagement bereits an vielen Stellen Realität.
Dabei sind es gerade die routinemäßigen Aufgaben, bei denen KI ihre Stärken ausspielt und dir kostbare Zeit spart. Egal ob es darum geht E-Mails zu verfassen, Statusberichte zu erstellen oder FAQ-Listen zu formulieren – KI Tools wie ChatGPT und Microsoft Copilot reagieren flexibel auf deine Anfragen und erledigen diese Aufgaben zuverlässig.
Durch den Einsatz von KI arbeitest du effizienter und gewinnst mehr Zeit für die wichtigen Dinge. Jetzt liegt es an dir, diese Tools in deinen Arbeitsalltag einzubauen und von den Vorteilen der KI zu profitieren.
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