Workshops sind der Schlüssel zum Erfolg in vielen Projekten. Damit der Workshop gelingt, ist eine gründliche Vorbereitung erforderlich – und das kostet Zeit. Hier erfährst du, wie du mit ChatGPT Workshops schneller und effizienter planst.
Inhalt
- Einleitung
- Die Rolle von KI in der modernen Projektplanung
- Schritt für Schritt: So planst du deinen nächsten Workshop mit ChatGPT
- Workshop Planung mit KI: Darum empfehle ich ChatGPT (und nicht Microsoft Copilot)
- Fazit: So nutzt du die Vorteile von ChatGPT bei der Workshop-Planung
- ChatGPT Cheat Sheet zum kostenlosen Download
Einleitung
Workshops sind ein Schlüssel zum Erfolg in Projekten, da sie Menschen zusammenbringen, um Ideen zu entwickeln und Probleme zu lösen. Doch sie können auch echte Zeitfresser sein. Eine gründliche Vorbereitung kann, je nach Komplexität, einen halben Tag oder mehr in Anspruch nehmen – für Projektmanager mit vollen Terminkalendern eine echte Herausforderung.
Hier kommt Künstliche Intelligenz (KI) ins Spiel. Tools wie ChatGPT haben im letzten Jahr erheblich an Bedeutung gewonnen – und das zurecht. KI-Chatbots sind für mich im Projektmanagement ein echter Game Changer, da sie mich sowohl bei Routineaufgaben unterstützen als auch in kreativen Prozessen und bei hochkomplexen Fragestellungen.
Mit dieser Einschätzung bin ich nicht alleine. Eine Umfrage von Contentful ergab, dass Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer durch den Einsatz von KI pro Woche bis zu 10 Arbeitsstunden einsparen können. Daraus ergibt sich enormes Potential.
Damit auch du von den Vorteilen der künstlichen Intelligenz bei der Workshop-Planung profitierst, zeige ich dir in diesem Blogbeitrag meine besten Use Cases und Prompts.
Die Rolle von KI bei der Planung von Workshops
Bei der Planung von Workshops schätze ich vor allem das kreative Potential von ChatGPT. Seit 1,5 Jahren nutze ich ChatGPT für die Workshop-Vorbereitung und bin immer wieder beeindruckt von der Zeitersparnis und dem Mehrwert. Mit Hilfe von ChatGPT definiere ich die Ziele des Workshops, wähle geeignete Methoden aus und hole mir Tipps zur Moderation. Dadurch spare ich wertvolle Zeit, ohne auf Qualität verzichten zu müssen.
Am besten gefällt mir an ChatGPT, dass er je nach Fragestellung in unterschiedliche Rollen wechselt. Diese drei Rollen sind dabei entscheidend:
Assistent für einfache und wiederkehrende Aufgaben
KI übernimmt im Projektmanagement die Rolle eines Assistenten für einfache und wiederkehrende Aufgaben, wie zum Beispiel das Erstellen von Texten für E-Mails oder das Verfassen eines Intranetartikels.
Sparrings-Partner in kreativen Prozessen
In kreativen Prozessen wird ChatGPT zum Brainstorming Partner, der innovative Methoden entwickelt oder kreative Workshop Ideen auflistet.
Hochspezialisierter Consultant
Bei komplexen Sachverhalten agiert die KI als hochspezialisierter Consultant und bietet wertvolle Empfehlungen, etwa zur Entscheidungsfindung oder zur optimalen Auswahl von Workshop Methoden für große Gruppen.
Für die Planung von Workshops sind alle drei Rollen von ChatGPT von Bedeutung. In diesem Beitrag zeige ich dir, wie du das volle Potenzial von KI nutzt, um deine Workshops effizient und effektiv zu planen.
So nutze ich KI an einem typischen Arbeitstag als Projektleiterin.
Schritt für Schritt: So planst du deinen nächsten Workshop mit ChatGPT
Lass uns jetzt Schritt für Schritt darauf schauen, was zur Planung eines Workshops gehört und wie du ChatGPT in den unterschiedlichen Phasen zu deinem Vorteil einsetzt.
Für die ChatGPT Prompts in diesem Artikel verwende ich einen fiktiven Use Case von Projektleiterin Lucie. So bekommst du direkt ein Gefühl dafür, wie du konkrete Sachverhalte für deinen Workshop an ChatGPT kommunizierst.
ChatGPT Prompts: Der Use Case
Projektleiterin Lucie erhält den Auftrag, eine Abteilung bei der Einrichtung eines Pausenraums zu unterstützen. Dazu soll sie die Betroffenen in einem Workshop einbinden.
Schritt 1: Workshop Ziele definieren mit ChatGPT
Der erste und wichtigste Schritt in der Planung eines Workshops ist die Festlegung klarer und erreichbarer Ziele. Diese Ziele dienen als Leitfaden für den gesamten Workshop und bestimmen, welche Methoden, Inhalte und Formate am besten geeignet sind. Bevor Projektleiterin Lucie sich Gedanken über die Gestaltung des Workshops macht, sollte sie daher nochmals genau hinterfragen, was mit dem Workshop genau erreicht werden soll.
ChatGPT hilft ihr dabei, die richtigen Fragen zu stellen und daraus präzise Ziele für den Workshop festzulegen.
ChatGPT Prompt: Workshop Ziele definieren
Verwende dieses Prompt-Beispiel, um die Ziele für deinen Workshop mit Hilfe von ChatGPT herauszuarbeiten.
Ich soll einen Workshop zur Einrichtung eines neuen Pausenraums durchführen. Ziel des Workshops ist es, dass der Pausenraum gut wird. Hilf mir bitte, dieses Ziel noch genauer zu verstehen, damit ich als Moderatorin den Workshop optimal planen und umsetzen kann.
Schritt 2: Workshop-Methoden festlegen mit ChatGPT
Nachdem die Ziele feststehen, sucht Projektleiterin Lucie nach den passenden Methoden, die ihr helfen die Workshop-Ziele zu erreichen. ChatGPT steht ihr dabei mit Rat und Tat zur Seite. In diesem Fall sucht Lucie nach Methoden für Workshops mit vielen Teilnehmenden. ChatGPT kann aber genauso gut Methoden für kleine Gruppen empfehlen oder Tipps dazu geben, welche Methoden sich für welche Teamkonstellationen am besten eignen.
ChatGPT Prompt: Die passende Workshop Methode finden
Verwende diesen Prompt, um dir passende Workshop-Methoden von ChatGPT vorschlagen zu lassen.
Ich plane einen 2-stündigen Workshop für 20-30 Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen, um Anforderungen an einen neuen Pausenraum zu ermitteln und konkrete bauliche Lösungsvorschläge zu entwickeln. Das Ziel ist es, alle Teilnehmenden aktiv einzubinden, sodass jede Person mindestens einmal bei jeder Methode zu Wort kommt. Am Ende soll ein klares, transparentes und umsetzbares Ergebnis vorliegen, das die wichtigsten Anforderungen und beliebtesten Lösungsvorschläge enthält. Bitte schlage mir 10 Methoden vor, die gut für einen gemischten Teilnehmerkreis funktionieren und erkläre jede Methode in einem Satz. Achte darauf, dass die Methoden effektiv in den 2 Stunden umgesetzt werden können und zur Erreichung der Workshop-Ziele beitragen.
Schritt 3: Workshop-Agenda erstellen mit ChatGPT
Eine gut strukturierte Agenda ist unerlässlich, um den Workshop zielgerichtet und effizient zu gestalten. Sie bietet einen roten Faden für den Ablauf des Workshops – sowohl für dich als Moderator als auch für die Teilnehmenden. Mit dem richtigen Prompt erstellt ChatGPT eine Agenda, die alle wichtigen Themen abdeckt und dabei genügend Flexibilität für Diskussionen und Interaktion lässt.
ChatGPT Prompt: Workshop Agenda erstellen
Nutze diesen Prompt, um deine Workshop-Agenda zu erstellen.
Tipp: Mit einer leichten Abwandlung kannst du mit diesem Prompt auch für Meetings eine Tagesordnung in wenigen Minuten erstellen.
Erstelle eine detaillierte Agenda für einen 2-stündigen Workshop mit 20-30 Mitarbeitenden, um Anforderungen an einen neuen Pausenraum zu ermitteln und konkrete bauliche Lösungsvorschläge zu erarbeiten. Verwende dabei die Think-Pair-Share-Methode. Die Agenda soll als Tabelle dargestellt werden und folgende Spalten enthalten: Dauer, Inhalt, Methode, Medien, Ziel und Nutzen. Achte darauf, dass die Zeit optimal genutzt wird, alle Teilnehmenden aktiv einbezogen werden, und am Ende klare und umsetzbare Ergebnisse vorliegen. Stelle sicher, dass jede Methode klar strukturiert ist und alle notwendigen Ressourcen (Medien) berücksichtigt werden.
Prüfe, ob der vorgeschlagene Prompt alle relevanten Punkte für deinen Workshop abdeckt. Je nach Kontext könnte es noch weitere Aspekte geben, die ChatGPT bei der Erstellung der Agenda berücksichtigen sollte.
Je genauer du deine Workshop-Ziele und die Teilnehmenden kennst, desto besser wird das Ergebnis.
In unserem Use Case Beispiel ahnt Projektleiterin Lucie bereits, dass nicht alle Personen mit einer positiven Grundhaltung in den Workshop gehen werden. Diese Information schreibt sie in ihren Prompt, damit ChatGPT das bei der Erstellung der Agenda berücksichtigen kann.
Lass uns das an einem kleinen Beispiel testen. Kopiere dazu meinen Prompt von oben und füge ihn in ChatGPT ein. Lasse dir dann das Ergebnis anzeigen.
Nimm anschließend denselben Prompt noch einmal und ergänze diesen Satz:
Ich erwarte, dass die Stimmung im Workshop skeptisch sein wird. Die Teilnehmenden sind aktuell in Kurzarbeit und stehen der Firma kritisch gegenüber. Wähle als Einstieg eine Check-in-Methode, die die Anwesenden positiv stimmt.
Vergleiche jetzt die beiden Ergebnisse. Welche Agenda überzeugt dich mehr? Hinterlasse mir dazu gerne einen Kommentar.
Schritt 4: Workshop-Einladung von ChatGPT formulieren lassen
Mit der Einladung setzt du den Ton für den späteren Workshop. Eine gut formulierte Einladung kann die Teilnehmer motivieren und neugierig machen, sodass sie sich auf den Workshop freuen und mit der richtigen Erwartungshaltung erscheinen.
Was du niemals tun solltest, ist einfach nur kommentarlos einen Termin in Outlook einzustellen. Die Einladung zum Workshop sollte immer einen kurzen Begleittext enthalten. Das gilt auch, wenn du davor mit allen Teilnehmenden gesprochen hast. Denn du musst immer davon ausgehen, dass jemand dabei ist, der ein paar Tage vorher beim Blick in den Kalender nicht mehr alle Details zum Termin präsent hat.
Nutze die Workshop-Einladung, um das Ziel des Termins zu formulieren.
ChatGPT hilft dir, den Einladungstext für deinen Workshop in wenigen Minuten zu formulieren.
Option 1: Verwende diesen ChatGPT Prompt, wenn es noch keinen Chatverlauf zu deinem Workshop gibt
Starte einen neuen Chat und gib alle wichtigen Eckdaten zu deinem Workshop manuell ein. Projektleiterin Lucie wählt diese Option, wenn sie den Workshop ohne ChatGPT geplant hat und nur Hilfe beim Formulieren des Einladungstextes benötigt.
Ich soll einen Workshop zur Einrichtung eines neuen Pausenraums durchführen. Ziel des Workshops ist es, dass der Pausenraum gut wird.
Formuliere einen kurzen Einladungstext für einen Workshop. Berücksichtige diese Eckdaten:
- Du-Ansprache in dezenter Umgangssprache
- Ziel des Workshops [beschreibe warum du den Workshop machst und was du damit erreichen möchtest]
- Agenda [ich empfehle, die Agenda relativ allgemein zu halten. Viele Methoden leben vom Überraschungsmoment oder wirken nur dann vollumfänglich, wenn die Teilnehmenden sich spontan darauf einlassen.]
- Besondere Hinweise [falls zutreffend, zum Beispiel könntest du hier noch eine Wegbeschreibung zum Workshop-Raum ergänzen]
- Kontakt für Rückfragen [aus Datenschutzgründen solltest du hier einen Platzhalter einfügen, verwende auf keinen Fall echte personenbezogene Namen und Firmendaten in ChatGPT!]
Option 2: Verwende diesen ChatGPT Prompt, wenn du bereits die vorherigen Schritte zur Workshop-Planung mit ChatGPT gemacht hast
Wenn du mit ChatGPT bereits die das Workshop-Ziel und die Agenda erarbeitet hast, dann nutze am besten dasselbe Chat Fenster. Das hat den Vorteil, dass ChatGPT schon die Eckdaten zu deinem Workshop kennt. Du kannst du den Prompt für den Einladungstext dann kürzer halten.
Formuliere einen kurzen Einladungstext für den Workshop. Berücksichtige diese Eckdaten:
- Sie-Ansprache in förmlicher Sprache
- Warum machen wir den Workshop und was möchten wir damit erreichen?
- Beschreibe die Agenda in einem Satz für Dummies, nenne keine genauen Methoden.
- Besondere Hinweise [Platzhalter]
- Kontakt für Rückfragen [Platzhalter]
Schritt 5: Workshop-Moderation mit ChatGPT vorbereiten und trainieren
Kommen wir jetzt zum Herzstück eines erfolgreichen Workshops – die Moderation. Eine gute Moderation sorgt dafür, dass die Teilnehmer sich einbezogen fühlen, die Diskussionen zielgerichtet verlaufen und am Ende klare Ergebnisse stehen.
ChatGPT Prompt: Tipps zur Workshop Moderation
ChatGPT kann dir dabei helfen, dich optimal auf den Workshop vorzubereiten. Frage dazu gezielt nach Tipps zur Moderation, passend zu deiner individuellen Workshop Agenda.
Projektleiterin Lucie erwartet, dass es im Workshop schwierige Situationen geben wird mit negativ eingestellten Teammitgliedern. Deshalb lässt sie von ChatGPT eine Auflistung mit möglichen Konfliktsituationen im Workshop geben sowie Tipps, wie sie sich als Moderatorin verhalten sollte.
Ich plane einen Workshop mit dieser Agenda [Upload oder Text der Agenda hineinkopieren].
Stelle dir vor, dass ich den Workshop genau so durchführe. Worauf sollte ich als Moderatorin achten? Gib mir zu jedem Punkt 5 Kritische Situationen oder Fragen, mit denen ich konfrontiert werden könnte mit konkreten Tipps, wie ich damit umgehe.
ChatGPT Prompt: Workshop Moderation trainieren
Wenn du noch einen Schritt weiter gehen möchtest, kannst du ein Workshop-Rollenspiel mit der künstlichen Intelligenz machen. Dadurch erlebst du Workshop-Situationen bereits in einem geschützten Rahmen und kannst deine Moderationstechniken verfeinern. So wirst du selbstbewusst und gut vorbereitet in deinen Workshop starten.
Projektleiterin Lucie entscheidet sich für ein Rollenspiel, in dem ChatGPT einen kritischen Workshopteilnehmer imitiert. Für ein authentisches Trainingserlebnis nutzt sie in dieser Situation die Sprachfunktion der künstlichen Intelligenz. So kann sie sich richtig in das Gespräch hineinversetzen und authentisch reagieren.
Lass uns ein Rollenspiel durchführen, um meine Fähigkeiten als Workshop-Moderatorin zu verbessern. Stell dir vor, du bist ein Teilnehmer in meinem Workshop und bist völlig frustriert. Du siehst nur die negativen Seiten der Dinge. Wenn ich als Moderatorin die richtigen Worte finde, lenke ein. Wenn ich jedoch nicht überzeugend bin, werde aggressiv und eskaliere die Situation. Verhalte dich dabei wie ein natürlicher Mensch, verwende dezente Umgangssprache und achte auf kurze Sätze.
Beginne sobald ich die [Methode] erkläre und setze das Rollenspiel fort, bis ich das Training offiziell beende.
Verstanden?
Für einen optimalen Lernerfolg lässt Lucie sich nach Ende des Rollenspiels ein detailliertes Feedback von der KI geben.
Beende das Rollenspiel. Gib mir jetzt eine präzise und ehrliche Bewertung meiner Leistung als Moderatorin. Bitte gib mir ein detailliertes Feedback, das aufzeigt, was ich gut gemacht habe und wo ich konkrete Fehler gemacht habe. Schlage mir klare Maßnahmen vor, wie ich diese Fehler in Zukunft vermeiden kann. Ich möchte insbesondere wissen, wie ich in ähnlichen Situationen besser agieren kann, den Workshop erfolgreich ans Ziel zu bringen.
Workshop Planung mit KI: Darum empfehle ich ChatGPT (und nicht Microsoft Copilot)
Wenn du bis hierhin gelesen hast fragst du dich jetzt vielleicht, weshalb ich in meinem Artikel gezielt ChatGPT empfehle und nicht Microsoft Copilot. Das liegt an meiner persönlichen Erfahrung mit beiden Tools. Ich experimentiere beruflich viel mit der KI und bin immer auf der Suche nach der besten Lösung.
Was kreativen Input betrifft kann ich ganz klar sagen, dass ChatGPT hier die Nase vorn hat. Vermutlich erhältst du auch von Copilot für alle genannten Schritte in der Workshop-Planung brauchbare Ergebnisse. Aber ChatGPT ist beim Brainstorming einfach ein Ticken besser.
Nach meiner Erfahrung liefert ChatGPT die kreativeren Ergebnisse bei der Workshop-Planung. Copilot hat hingegen die Nase vorn, wenn es um Fakten und konkrete Daten geht.
Meine Erfahrung zeigt, dass ChatGPT in der Praxis oft kreativere und innovativere Ergebnisse liefert. Copilot hingegen ist besonders gut darin, präzise Fakten und konkrete Daten bereitzustellen. Für die kreative und methodische Planung von Workshops finde ich ChatGPT daher als hilfreicher.
Egal welches KI Tool du für deine Workshop-Planung nutzt: Du solltest auf jeden Fall den Datenschutz und die internen Vorgaben deines Unternehmens beachten.
Fazit: So nutzt du die Vorteile von ChatGPT bei der Workshop-Planung
Die Planung eines erfolgreichen Workshops ist oft zeitintensiv und anspruchsvoll. Mit ChatGPT kannst du diesen Prozess deutlich effizienter gestalten. Die KI unterstützt dich dabei in verschiedenen Rollen – als Assistent für Routineaufgaben, als kreativer Sparrings-Partner und als spezialisierter Berater für komplexe Fragestellungen. Dadurch sparst du wertvolle Zeit, ohne auf Qualität und Kreativität verzichten zu müssen.
Wie das im Detail funktioniert haben wir uns am Beispiel von Projektleiterin Lucie angeschaut. Sie stand vor der Aufgabe, einen Workshop zur Einrichtung eines Pausenraums zu planen. Mit Hilfe von ChatGPT hat sie für den Workshop klar definierte Ziele gelegt, passende Methoden passend zum Teilnehmerkreis ausgewählt und daraus eine durchdachte Agenda generiert. Zudem unterstützte die KI sie dabei, sich auf mögliche Konfliktsituationen vorzubereiten und ihre Moderationstechniken zu trainieren.
Besonders in der kreativen und methodischen Planung von Workshops zeigt ChatGPT seine Stärken. Im Vergleich zu anderen Tools wie Microsoft Copilot habe ich festgestellt, dass ChatGPT besonders in kreativen Prozessen überlegen ist und dadurch meine Workshops spürbar verbessert.
Nutze diese Vorteile, um deine eigenen Workshops effizienter zu planen und deine Teilnehmer mit innovativen und durchdachten Konzepten zu begeistern. Aus meiner Erfahrung kann ich sagen: ChatGPT macht die Workshop-Planung einfacher und inspirierender – mit überzeugenden Ergebnissen.
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