Führe deine Projekte zum Erfolg mit agilen Methoden, erprobten Praktiken und digitalen Tools.
Hi, ich bin Jana.
Ich leite strategische Projekte bei einer Airline und in meinem umfassenden Guide zeige ich dir, wie modernes Projektmanagement im Jahr 2024 geht!
Von mir erhältst du Tipps, die du sofort umsetzen kannst – unabhängig davon wie modern oder oldschool deine Firma ist. Um dir das anschaulich zu erklären, nutze ich ein Projekt, das ich kürzlich erfolgreich abgeschlossen habe: die Einführung einer neuen Software für das Besuchermanagement.
Inhaltsverzeichnis
- Projektstart: Die Grundlagen schaffen
- Projektdefinition und Abgrenzung
- Moderne Auftragsklärung im Projekt
- Das Projektteam: Gemeinsam zum Erfolg
- Projekt Kick-Off Meeting mit der ALIGN-Methode
- Planungsphase
- Anforderungen kennen und verstehen
- Durchführung und Monitoring
- Der Go Live
- Projektabschluss und Lessons Learned
- Fazit: Erfolgreiches Projektmanagement im Jahr 2024
Projektstart: Die Grundlagen schaffen
Meine Firma möchte ein neues IT System einführen, mit dem Besucher registriert und verwaltet werden. Ich habe den Auftrag erhalten, mich darum zu kümmern.
Eine aufregende Situation für mich, denn das Projekt hat große Außenwirkung und ich kenne diesen Prozess bisher so gut wie gar nicht. Damit stehe ich vor der ersten großen Herausforderung beim Projektstart. Ich muss zuerst einmal selbst verstehen, worum es bei dem Projekt geht.
Projektdefinition und Abgrenzung
An meinen ersten Zutritt als Besucherin erinnere ich mich noch sehr gut. Das war beim Vorstellungsgespräch, als ich mich von einem mittelständischen Unternehmen weg zu der Airline beworben habe, für die ich heute Transformations- und Change Projekte leite. Das liegt inzwischen schon fünf Jahre zurück und seitdem hat sich viel verändert. Zeit, mein Wissen zu diesem Prozess aufzufrischen!
Um als Projektleiterin einen guten Job zu machen, ist es essentiell, dass ich genau verstehe, was alles hinter dieser Software steckt. Denn nur wenn ich selbst weiß, welche Dimensionen das Projekt hat, kann ich mein Projektteam entsprechend führen.
In dieser ersten Phase des Projekts gehe ich in drei Schritten vor:
Status Quo verstehen
Mein erster Weg führt mich zu unserer Besucherpforte, wo ich mir vom Kontrollpersonal zeigen lasse, wie ich vorgehen muss, um Besucher anzumelden. Ich stelle Fragen und notiere mir Stichworte zu den Abläufen. Mit diesen Eindrücken im Hinterkopf, mache ich mich als nächstes auf die Suche nach allen verfügbaren Informationen auf unserer Datenbank. Dabei schaue ich nach technischen Beschreibungen der aktuellen Software sowie nach allen weiteren Dokumenten, die mir Anhaltspunkte zum Prozess geben, wie zum Beispiel Arbeitsanweisungen, FAQs im Intranet oder auch DSGVO Verfahrensmeldungen.
Projektziele festlegen
Sobald ich ein grundsätzliches Verständnis zu dem Thema meines Projekts habe, suche ich das Gespräch mit meinen Auftraggebern. In diesem Gespräch kläre ich nochmal genau ab, was die Ziele des Projekts sind und welche Erwartungen es an das Endprodukt gibt.
Stakeholder identifizieren
Parallel dazu erstelle ich eine Liste mit allen Personen und Gruppen, die vom Projekt betroffen sind oder ein Interesse am Ergebnis haben. Damit mache ich den ersten Schritt für ein Stakeholder-Management.
Moderne Auftragsklärung im Projekt: KI als Consultant und Ideengeber
In der Anfangsphase des Projekts ist Künstliche Intelligenz besonders wertvoll, da sie schnell viele Ideen und Impulse liefert.
Überblick und Bestandsaufnahme
Im Jahr 2024 habe ich ChatGPT und Microsoft Copilot als Projektleiterin schätzen und lieben gelernt. Die Recherche der notwendigen Hintergrundinformationen zum Projekt hat mich bis letztes Jahr viele Stunden Arbeitszeit gekostet und war häufig eine zähe Angelegenheit.
Die KI erklärt mir die innerhalb weniger Minuten alles, was ich für eine erste Bestandsaufnahme brauche. Besonders zielführend ist dabei eine Kombination aus ChatGPT und Microsoft Copilot. Zuerst bitte ich ChatGPT, mir die grundlegenden Aspekte eines Besuchermanagementsystems einfach und verständlich zu erklären. Anschließend befrage ich den Copilot zu konkreten Informationen unseres Besuchermanagementprozesses in der Firmendatenbank.
Projektziele definieren mit ChatGPT
Auch bei der Definition der Projektziele ist die KI eine große Unterstützung für mich. Erfahrungsgemäß tun sich meine Auftraggeber schwer, konkrete Projektziele festzulegen. Das Projekt soll günstig, schnell und qualitativ hochwertig sein – ein klassisches Dilemma. Meine Aufgabe ist es, sie auf diese Zielkonflikte aufmerksam zu machen und ein klares Commitment herbeizuführen.
Um den Auftragsklärungstermin optimal vorzubereiten, entwickle ich mit ChatGPT eine Strategie. Ich stelle konkrete Fragen, die helfen, den genauen Projektrahmen und die Zielsetzung zu definieren. Eine typische Frage könnte sein:
Was tun wir, wenn sich die Einführung des Besuchermanagements um ein halbes Jahr verzögert?
a) Die Verzögerung akzeptieren.
b) Zusätzliche Ressourcen einsetzen, um den Termin zu halten.
c) Unnötige Anforderungen streichen, um die Software schneller einzuführen.
Und für den Fall, dass ich meine Auftraggeber erst noch von dieser Vorgehensweise überzeugen muss, lasse ich mir von der künstlichen Intelligenz eine Liste mit Argumenten erstellen, warum es an dieser Stelle wichtig ist, dass sich das Management für ein Hauptziel entscheidet und klar priorisiert.
Checklisten erstellen und Ideen sammeln
Eine dritte Einsatzmöglichkeit von KI, die mir besonders zu Beginn von Projekten schnell hilft, ist das Sammeln von Input in kurzer Zeit. Als ich die Aufgabe übertragen bekam, unser neues Besuchermanagementsystem einzuführen, hatte ich sofort unzählige To Do’s im Kopf. Projektteam zusammenstellen, Budget und Zielsetzung klären, Pitch für den Lenkungskreis erstellen – und so weiter. Aber was soll ich zuerst tun und habe ich an alles gedacht?
ChatGPT ist an dieser Stelle eine große Hilfe, denn es ist davon auszugehen, dass die Trainings-Datenbank des KI-Chatbots Informationen und Best Practices zu ähnlichen Projekten enthält. Diese Informationen kitzele ich aus der künstlichen Intelligenz heraus, indem ich Checklisten generiere und Ideen auflisten lasse. Das erleichtert mir den Einstieg und ich stelle gleichzeitig sicher, dass ich keine wichtigen Aufgaben und Schnittstellen übersehe.
Das Projektteam: Gemeinsam zum Erfolg
Ein Projekt steht und fällt mit der Qualität seines Teams – und ein gutes Team benötigt eine starke Projektleitung, die die richtigen Akzente setzt. Deshalb lege ich in allen meinen Projekten einen großen Wert darauf, die richtigen Personen mit an Bord zu haben und das Team mit agiler Führung zur Höchstleistung zu motivieren.
Darauf achte ich, wenn ich mein Projektteam zusammenstelle
- Ich wirke gezielt darauf hin, Teammitglieder mit verschiedenen Blickwinkeln, Erfahrungsstufen und Fähigkeiten zu integrieren. Dies fördert kreative Lösungen und umfassende Ansätze.
- Nach Möglichkeit wähle ich Personen aus, die eine echte Begeisterung für das Thema mitbringen oder nach neuen Herausforderungen suchen. Motivierte Teammitglieder tragen maßgeblich zum Projekterfolg bei.
- Wichtig ist außerdem, dass alle Teammitglieder die notwendigen Ressourcen für ihre Mitarbeit im Projekt haben. Das bedeutet sowohl, dass sie die Zeit erhalten, sich um die Aufgaben zu kümmern, als auch weitere Voraussetzungen wie den Zugang zu Informationen.
Projekt Kick-Off Meeting erfolgreich gestalten mit der ALIGN-Methode
Das erste Treffen im Projektteam ist ein entscheidender Meilenstein für den Erfolg des gesamten Projekts. Egal ob ich meine Projektmitglieder bereits kenne oder ob es sich um ein neu zusammengewürfeltes Team handelt: Als Projektleiterin lege ich im Kick-Off Meeting den Grundstein für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit.
Dazu habe ich für mich die ALIGN-Methode entwickelt. Sie beschreibt alle wichtigen Säulen für das Projekt Kick-Off Meeting, damit Teammitglieder ein gemeinsames Verständnis entwickeln und wir als Team zielgerichtet arbeiten können.
Im Projekt ankommen: Check-in und Vorstellungsrunde
Ich beginne das Kick-Off Meeting mit einer kurzen Vorstellungsrunde. Neben den allgemeinen Fakten wie Name und Abteilung stelle ich Zusatzfragen wie:
„Was motiviert dich, im Projekt mitzuarbeiten?“
„Wie geht es dir aktuell, wenn du an das neue Projekt denkst?“
Diese Fragen helfen, den Fokus auf die einzelnen Personen im Team zu legen und ermöglichen es allen, gedanklich im Projekt anzukommen.
Leitplanken setzen
Leitplanken sind die Rahmenbedingungen und Erwartungen der Auftraggeber. Beispielsweise könnte ein fixer Stichtag für die Abschaltung des alten Systems oder die Anforderung, das Projekt kostengünstig zu realisieren, gesetzt sein. Diese Leitplanken sind essentiell, damit das Projektteam von Anfang an weiß, in welchem Rahmen sich das Projekt bewegt.
Informationsfluss sicherstellen
Im Jahr 2024 gibt es viele Möglichkeiten, den Informationsfluss im Projekt zu gestalten. Ob durch E-Mails, Microsoft Teams, Excel-Tabellen in der Cloud oder Aufgaben in Planner – es ist wichtig, dass alle Teammitglieder wissen, auf welchen Wegen sie kommunizieren und Informationen teilen. Sonst passiert es, dass ich als Projektleiterin wichtige Informationen in einem Teams Team teile und meine Projektmitglieder diese nicht mitbekommen, weil sie Benachrichtigungen deaktiviert haben und nicht regelmäßig in Teams nachschauen.
Sinnhaftigkeit vermitteln
Ein gemeinsames Verständnis für das Projekt und die Ziele erreiche ich durch eine klare Wozu-Kommunikation. Im Kick-Off erkläre ich nicht nur, was gemacht werden soll, sondern vor allem, warum sich die Firma entschieden hat, das Projekt zu starten und was damit erreicht werden soll. Zum Beispiel so:
Unser aktuelles Besuchermanagementsystem auf dem Server läuft instabil und es dauert bis zu 20 Sekunden, bis ein Formular geladen ist. In dieser Zeit kann das Kontrollpersonal an der Pforte keine anderen Aufgaben wahrnehmen und bei hohem Besucheraufkommen kommt es zu Wartezeiten. Das Management hat nun entschieden, auf ein modernes System umzustellen und die Besucher zukünftig vorab online zu registrieren. […]
Rollen und Verantwortlichkeiten klären für ein klares Commitment
Als Projektleiterin möchte ich, dass alle Teammitglieder sich entsprechend ihren Stärken und Kompetenzen in das Projekt einbringen. Deshalb kläre ich direkt zu Beginn die Rollen und Verantwortlichkeiten im Projektteam. Alle meine Teammitglieder sollen zu jeder Zeit wissen, wofür sie verantwortlich sind und was meine Erwartungshaltung an sie ist.
Lenkungskreis
Neben dem Projektteam steht für mich auch der Lenkungskreis im Fokus, denn dort werden die relevanten Entscheidungen für das Projekt getroffen. Viele Projektleiter machen den Fehler, den Lenkungskreis nur dann einzuberufen, wenn kritische Entscheidungen anstehen. Ich gehe bewusst einen anderen Weg und erkläre dir, warum.
Stelle dir vor, du bist ein Entscheider im Lenkungskreis und gibst die Freigabe dafür, dass ein neues Besuchermanagementsystem eingeführt wird. Dann hörst du ein Jahr gar nichts mehr darüber und gehst davon aus, dass es läuft. Plötzlich stellt die Projektleiterin einen Termin ein und berichtet über Projektverzögerungen. Die Umsetzung wird sich verzögern, weil die ausführende Firma Personalengpässe hat. Du sollst nun entscheiden, was wir tun. Was bleibt bei dir hängen? Genau – das Projekt läuft nicht und du sollst es retten.
Besonders bei strategisch wichtigen Projekten achte ich darauf, die Entscheider regelmäßig im Loop zu halten. Durch kontinuierliche und transparente Kommunikation baue ich Loyalitäten auf und schaffe Vertrauen. So stelle ich sicher, dass alle an einem Strang ziehen und ich die notwendige Unterstützung für mein Projekt habe. Das lohnt sich spätestens dann, wenn es zu Abweichungen kommt.
Regelmäßige Updates im Lenkungskreis stärken meine Stellung als Projektleiterin und helfen mir zu bewerten, ob wir im Projekt noch auf dem richtigen Weg sind.
Und es gibt noch einen weiteren Vorteil: Wenn der Lenkungskreis mit einzelnen Entwicklungen im Projekt nicht zufrieden ist, habe ich die Möglichkeit, kurzfristig nachzujustieren und das Projekt auf (der richtigen) Spur zu halten.
Planungsphase
Nachdem ich das Projekt erfolgreich aufgesetzt habe, beginnt die eigentliche Planung. In dieser Phase nehme ich als Projektleiterin verschiedene Rollen ein, um das Projekt auf Kurs zu halten.
Leitplankenwächterin
Meine erste Rolle ist die der Leitplankenwächterin. Ich achte darauf, dass sich das Projekt im vorgegebenen Rahmen bewegt, insbesondere was die Ziele und Nicht-Ziele betrifft. Ein konkretes Beispiel: Bei meinem Besuchermanagement-Projekt war klar festgelegt, dass wir den Besucherprozess mit der vorhandenen Zutrittskontroll-Software abbilden. Als das Team darüber diskutierte, eine neue Software anzuschaffen, die mehr Funktionen bietet, griff ich ein und verwies auf die festgelegten Leitplanken. So verhindere ich, dass das Projekt aus dem Ruder läuft.
Fokushüterin
Als Fokushüterin sorge ich dafür, dass wir uns auf die relevanten und wichtigen Themen konzentrieren. Wenn ich merke, dass mein Team zu viele Ressourcen in unbedeutende Aspekte investiert, lenke ich die Aufmerksamkeit gezielt wieder auf unsere Kernthemen. Diese Fokussierung ist entscheidend, um die Effizienz und Zielerreichung des Projekts sicherzustellen.
Wertschöpfungsmanagerin
In meiner Rolle als Wertschöpfungsmanagerin stelle ich sicher, dass das Projekt nicht zum Selbstzweck wird. Besonders bei der Anforderungsanalyse spiele ich manchmal die Spielverderberin, indem ich zusätzliche Features oder Prozessschritte hinterfrage. Mein Ziel ist es, die wirklich wichtigen Features der Software zu identifizieren, die wir unbedingt brauchen, damit der spätere Prozess reibungslos funktioniert. Die Nice-to-Have-Bestandteile wiegen wir hingegen genau im Kosten-Nutzen-Verhältnis ab.
Auf einen Blick: Das gehört zur Planungsphase im Projekt
Die Planungsphase hat als Ziel, die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Durchführung des Projekts zu schaffen. Unabhängig davon, ob ich ein Projekt traditionell, agil oder hybrid angehe – diese Fragen müssen immer beantwortet werden.
Projektablaufplan
Was sind die zeitlichen Meilensteine, welche Aufgaben müssen erledigt werden und welche Ressourcen werden benötigt?
In herkömmlichen Projekten wird der gesamte Projektplan zu Beginn detailliert festgelegt. Bei agilen Projekten ist die Planung flexibler und wird in Iterationen regelmäßig angepasst.
Anforderungskatalog
Welche funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen muss das System erfüllen?
In herkömmlichen Projekten werden alle Anforderungen zu Beginn detailliert erhoben und dokumentiert. In agilen Projekten entwickeln sich die Anforderungen nach und nach durch Feedback und Anpassungen.
Risikomanagement
Welche potenziellen Risiken gibt es und wie können sie gemindert werden?
Budget
Wie hoch sind die Kosten und wie werden die finanziellen Ressourcen verteilt?
Kommunikationsplan
Wie und zu welchem Zeitpunkt kommunizieren wir wichtige Meilensteine im Projekt?
Je nach Inhalt und Art des Projekts, sind in der Planungsphase weitere Schritte erforderlich. Bei meinem Software Projekt zur Einführung eines Besuchermanagementsystems, arbeite ich mit einem externen Partner zusammen, der die Software für uns bereitstellt und betreibt. Dementsprechend schließe ich in dieser Phase auch Verträge ab und vereinbare Service Level Agreements.
Anforderungen kennen und verstehen
Auf die Anforderungsanalyse möchte ich an dieser Stelle etwas vertiefter eingehen, denn die Definition der Anforderungen ist der zentrale Schritt in jedem Projekt. Sie wirkt sich unmittelbar auf den Projekterfolg und die Qualität des Projektergebnisses aus und bietet gleichzeitig den größten Handlungsspielraum für moderne und agile Methoden. Häufig lässt sich schon mit kleinen Anpassungen an der Vorgehensweise eine große Wirkung erzielen.
Bevor ich dir meine innovativen Methoden im Anforderungsmanagement vorstelle, schauen wir uns zunächst die grundsätzlichen Bestandteile der Anforderungsermittlung an:
Kundenperspektive abfragen
Die Qualität des späteren Produkts hängt maßgeblich von der Erfüllung der Bedürfnisse und Erwartungen der Stakeholder und Kunden ab. Durch Interviews, Umfragen und Workshops können diese Anforderungen gesammelt und dokumentiert werden.
Bei der Einführung der neuen Besuchermanagement-Software habe ich intensive Interviews mit den Nutzern geführt, um ihre Bedürfnisse und Erwartungen zu verstehen. Diese Informationen flossen direkt in die Anforderungsspezifikationen ein und stellten sicher, dass die Software den tatsächlichen Bedarf erfüllt.
Schnittstellen zu anderen Projekten und Prozessen identifizieren
Es ist wichtig, Abhängigkeiten zu erkennen und zu verwalten. Welche anderen Projekte und Prozesse sind vom aktuellen Projekt abhängig oder beeinflussen es? Durch frühzeitige Analyse der Schnittstellen können potenzielle Konflikte erkannt und Überschneidungen entsprechend gemanagt werden.
Betroffene Ressourcen analysieren
Sobald klar ist, welche Prozesse und Nutzergruppen vom Projekt betroffen sind, wird bewertet, wie sich die geplanten Neuerungen auf die vorhandene Infrastruktur auswirken. Bei meinem Softwareprojekt zur Einführung des Besuchermanagements wusste ich nach diesem Schritt, welche Hardware, Software, Server, Programme und Systemschnittstellen berücksichtigt werden müssen. Dieser Schritt ist ebenso relevant für Bauprojekte, bei denen etwa Straßensperrungen oder Umbauten im laufenden Betrieb notwendig sind.
Je nach Projektschwerpunkt gibt es noch weitere Faktoren, die Projektleitungen in der Phase der Anforderungsanalyse kennen und berücksichtigen sollten. Dazu zählen zum Beispiel Rechtliche Anforderungen der Informationssicherheit und des Datenschutzes oder die Einhaltung von Branchenstandards.
Die Anforderungsanalyse bildet das Fundament für den Projekterfolg. Indem wir die Bedürfnisse der Kunden abfragen, Schnittstellen analysieren und betroffene Ressourcen berücksichtigen, legen wir den Grundstein für ein erfolgreiches Projekt.
Moderne Projektmanagementmethoden zur Bestandsaufnahme der Kundenanforderungen
Die Bestandsaufnahme der Kundenanforderungen ist ein wesentlicher Schritt während der Planungsphase im Projekt. Hier stelle ich dir einige moderne Methoden vor, die ich erfolgreich in meinen Projekten einsetze.
Online Umfragen mit Microsoft Forms
Eine effektive Methode zur Sammlung von Kundenanforderungen sind Online-Umfragen. Mit Microsoft Forms erstelle ich benutzerfreundliche Umfragen, um Feedback und Anforderungen von Stakeholdern zu sammeln. Diese Daten können automatisiert ausgewertet werden und fließen direkt in die Projektplanung ein.
Design Thinking Ansatz
Design Thinking eignet sich hervorragend dafür, Kundenanforderungen kreativ und nutzerzentriert zu ermitteln. Durch iterative Prozesse und Prototyping können Lösungen entwickelt werden, die den tatsächlichen Bedürfnissen entsprechen.
Digitales Brainstorming auf dem Whiteboard oder mit Mural
Für kreatives Brainstorming nutze ich digitale Tools wie Microsoft Whiteboard oder Mural.
Meine Projektmeetings finden häufig hybrid oder remote statt. Das digitale Brainstorming hat für mich dabei den entscheidenden Vorteil, dass alle Ideen zu jeder Zeit für alle verfügbar sind.
Moderne Projektmanagementmethoden zur Darstellung und Priorisierung der Anforderungen im Projekt
Nach der Bestandsaufnahme geht es ins Eingemachte. Alle hatten. Jetzt liegt es an mir und meinem Projektteam, Struktur in die gesammelten Anforderungen zu bringen und die essentiellen Punkte von den weniger wichtigen zu trennen.
Context Map
In der Context Map stelle ich die wichtigsten Anforderungen und Abhängigkeiten im Projekt bildlich dar. Es hilft mir, die verschiedenen Aspekte und Einflüsse zu visualisieren und sorgt für ein gemeinsames Verständnis im Team.
Nutzwertanalyse
Mit der Nutzwertanalyse identifiziere ich diejenigen Anforderungen, die den größten Nutzen bringen. Als Kriterien lege ich die Projektziele zugrunde und setze sie in das Verhältnis zum Umsetzungsaufwand. Diese Methode ist besonders hilfreich, um objektive und nachvollziehbare Entscheidungen zu treffen – auch dann, wenn die genauen Kosten noch nicht bekannt sind.
User Story
Mein Lieblingsinstrument in der Phase der Anforderungsaufnahme sind User Stories. Damit erkläre ich die einzelnen Prozessschritte leicht verständlich auf Sendung-mit-der-Maus-Niveau. Dadurch verstehen potentielle Auftragnehmer, was in diesem Schritt geschieht und welche Ziele damit verfolgt werden. Die Beteiligten werden animiert, vom Ziel her zu denken und zukunftsfähige Lösungen vorzuschlagen.
Künstliche Intelligenz im Projektmanagement: So helfen Copilot und ChatGPT während der Planungsphase
Die Planungsphase im Projekt kann herausfordernd sein, insbesondere wenn ich als Projektleiterin vor einer leeren Seite stehe und überlege, wie ich am besten vorgehe. Hier kommen ChatGPT und Microsoft Copilot ins Spiel, die mir helfen, diese berüchtigte „Fear of White Paper“ zu überwinden und einen schnellen Einstieg zu finden.
Nehmen wir an, ich muss einen Risikomanagementplan für mein IT-Projekt erstellen. Ich starte, indem ich ChatGPT um Hilfe bei der Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses bitte. Anhand dieses Verzeichnisses arbeite ich mich Schritt für Schritt voran. Wenn ich auf Punkte stoße, die ich nicht verstehe, lasse ich sie mir von ChatGPT erklären. Parallel dazu befrage ich Microsoft Copilot zu relevanten Unterpunkten und überprüfe, ob es dazu bereits Informationen in SharePoint Online oder OneDrive gibt. Diese Erkenntnisse notiere ich stichpunktartig unter jeder Überschrift.
Wenn meine Recherche abgeschlossen ist, bitte ich Microsoft Copilot, die Stichworte auszuformulieren. Auf diese Weise habe ich mit minimalem Aufwand einen ersten Entwurf, den ich anschließend mit meinem Projektteam und den betroffenen Stakeholdern weiter verfeinere.
Der Kreativität sind hier quasi keine Grenzen gesetzt. Wichtig ist nur, das richtige Tool für die richtigen Anfragen zu nutzen und auf einen sicheren Umgang mit vertraulichen Daten zu achten.
Innovative Ideen für die Projektkommunikation
In den letzten Jahren haben sich in der Projektkommunikation neue Maßstäbe entwickelt. Während klassische Intranet-Artikel früher der Standard waren, bietet das Jahr 2024 eine Vielzahl innovativer Möglichkeiten. Hier sind einige Methoden, die ich erfolgreich in meinen Projekten einsetze:
Custom Copilot einrichten
Eine Möglichkeit besteht darin, einen Custom Copilot einzurichten, der individuell auf Fragen zum Projekt antwortet. Dies bietet den Stakeholdern eine schnelle und personalisierte Informationsquelle.
Im Besuchermanagement-Projekt habe ich beispielsweise einen Custom Copilot für unser Kontrollpersonal an der Besucherpforte eingerichtet. Datengrundlagen waren das Benutzerhandbuch, Schulungsunterlagen und Arbeitsanweisungen. Wir beschäftigen mehrere Kontrollkräfte, die sich in Schichten abwechseln. Wenn meine Teammitglieder aus der IT Abteilung Feierabend machen, geht der Betrieb an der Pforte nahtlos weiter. Bei Fragen oder Problemen ist nur noch die IT Notfall-Hotline als letzte Rückfallebene erreichbar. Mit dem Custom Copilot zur Besuchersoftware hat das Kontrollpersonal eine kompetente Ansprechperson, die rund um die Uhr verfügbar ist. Das kam richtig gut an!
Animierte User Stories erstellen
Mit Tools wie Canva oder PowerPoint visualisiere ich meine User Stories. Damit erreiche ich deutlich mehr Personen im Unternehmen, als wenn ich nur einen Fließtext im Intranet veröffentliche.
Kurze Erklärvideos einbinden
Erklärvideos sind eine effektive Möglichkeit, komplexe Inhalte schnell und verständlich zu vermitteln. Es ist nicht immer möglich, umfangreiche Videos zu drehen – aber das braucht man oft gar nicht. Häufig reicht auch schon ein kurzer Videoclip mit den wichtigsten Stichpunkten. Diesen binde ich in einen begleitenden Intranetartikel ein und erhöhe so die Aufmerksamkeit bei meiner Zielgruppe.
Durchführungsphase
Nachdem die Planungsphase erfolgreich abgeschlossen ist, startet als nächstes die Durchführungsphase im Projekt. Für mein Beispiel des Besuchermanagements bedeutet das: Die Prozesse und Anforderungen rund um die neue Software sind klar und jetzt geht es darum, die Software erfolgreich zu implementieren. In den nachfolgenden Absätzen zeige ich dir die wichtigsten Schritte dafür und wie ich diese im Jahr 2024 mit modernen Methoden angehe.
Arbeitspakete managen
Um den Fortschritt des Projekts stets im Blick zu behalten und effizient zu steuern, zerlege ich die Aufgaben in kleine, präzise definierte Pakete.
Arbeitspakete definieren
Arbeitspakete im Projekt sind kleine, in sich abgeschlossene Blöcke im Projekt. Als Projektleiterin orientiere ich mich an der User Story, um den ausführenden Teams nicht nur das „was“ sondern auch das „warum“ zu vermitteln. Zum Beispiel so:
- Name des Arbeitspakets: Benutzeroberfläche gestalten
- Inhalt: Entwicklung einer intuitiven Benutzeroberfläche für die An- und Abmeldung von Besuchern.
- User Story: Als Empfangsmitarbeiter möchte ich Besucher schnell und effizient anmelden können, um den Check-in-Prozess zu beschleunigen.
Arbeitspakete bearbeiten
Die Zeiten, in denen ich als Projektleiterin allen Teammitgliedern genau sage, was sie wann zu tun haben, sind zum Glück vorbei. Stattdessen arbeite ich heutzutage überwiegend mit KANBAN-Boards. Dort sind alle Arbeitspakete bildlich dargestellt. Die verantwortlichen Teams sehen dort zu jeder Zeit, was noch zu erledigen ist und kümmern sich eigenständig darum, dass die Aufgaben erledigt werden.
Umsetzung überwachen und unterstützen
Als Projektleiterin habe ich fixe Termine mit meinem Team, in denen wir kurz und knackig den Projektstand besprechen. Ziel dieser so genannten Stand-up-Meetings ist es, mögliche Hindernisse frühzeitig zu erkennen.
Projektmonitoring mit der OKR-Methode: Einen effizienten und effektiven Projektablauf sicherstellen
Als Projetleiterin möchte ich einen effizienten und effektiven Projektablauf zu gewährleisten. Ich stelle sicher, dass keine Ressourcen verschwendet werden und alle Aktivitäten auf die Projektziele einzahlen. Hierfür nutze ich die OKR-Methode.
OKR steht für „Objectives and Key Results“. Es handelt sich um ein System, mit dem in kurzen Zyklen klare Ziele gesetzt und verfolgt werden.
Objectives sind die übergeordneten Projektziele.
Key Results sind die konkret messbaren Aktivitäten, mit denen wir diese Ziele erreichen wollen.
Ein Objective beim Besuchermanagementsystem könnte beispielsweise die Benutzerfreundlichkeit sein. Passende Key Results dazu könnten in der Planungsphase lauten: „15 Stakeholder-Interviews durchführen“. Im weiteren Projektverlauf könnte ein weiteres Key Result sein: „Eingabemaske als funktionsfähigen Prototyp gestalten“ und schließlich: „Test und Feedback der Eingabemaske durch 15 Stakeholder.“
Der große Vorteil dieser Methode ist, dass alle Aktivitäten eng mit den Kundenanforderungen und den Projektzielen verbunden sind. Dadurch stelle ich sicher, dass meine Aktivitäten im Projekt konsequent auf die Projektziele ausgerichtet sind.
Fast geschafft: Der Go Live im Projekt
Nach monatelanger harter Arbeit ist es endlich soweit: Der Go Live im Projekt steht kurz bevor. Alles ist vorbereitet und wir müssen vereinfacht gesprochen nur noch den Schalter umlegen. Jetzt geht es darum, den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten.
Effektive Schulung und Training für Nutzer
Da jedes Projekt Veränderung bedeutet, ist es nicht nur wichtig, dass die Software oder das Produkt reibungslos funktioniert, sondern auch, dass es von den betroffenen Personen richtig genutzt wird. Deshalb kümmere ich mich schon während der Durchführungsphase ein Schulungskonzept, das die Nutzergruppen und deren unterschiedliche Lernstile gerecht wird. Neben der klassischen Präsenz-Schulung gibt es im modernen Projektmanagement weitere Ansätze. Auf zwei davon möchte ich an dieser Stelle genauer eingehen.
Webinare
Die Implementierungsphase beginnt mit umfassenden Schulungen und Trainings für alle Endnutzer. Bei der Einführung einer neuen Software bieten sich online Webinare an, die die Nutzer dann anschauen können, wenn es gerade passt.
VR Training
Abhängig davon, worum es in deinem Projekt geht, könnte auch VR gestütztes Training eine spannende Option sein. Ich hatte neulich auf einer Fachtagung die Möglichkeit, ein simuliertes Safety Training mit einer VR Brille zu erleben. Meine Aufgabe war es, so schnell wie möglich entlang der ausgeschilderten Fluchtwege ein brennendes Gebäude zu verlassen. Das war sehr beeindruckend und hat sich richtig echt angefühlt. Unser Facility Management prüft aktuell, ob VR gestützte Trainings bei der Einführung neuer Maschinen umgesetzt werden kann. Wenn du also beispielsweise ein Projekt zur Beschaffung neuer Geräte leitest, könnte Training mit VR Brillen genau das Richtige für dich sein.
Formeller Projektabschluss
Der offizielle Projektabschluss markiert das Ende des Projekts. Ein wesentlicher Bestandteil dabei ist die sorgfältige Übergabe der Projektdokumentation an den Betrieb. Damit stelle ich sicher, dass alle gewonnenen Erkenntnisse und entwickelten Lösungen nachhaltig genutzt werden können. Mit der Abnahme durch den Auftraggeber, in der das erfolgreiche Erreichen der Projektziele bestätigt wird, ist der formelle Teil abgeschlossen.
Projektabschluss mit dem Team: Erst die Arbeit, dann das Vergnügen
Jedes Projekt bringt wertvolle Erkenntnisse mit sich. Deshalb führe ich mit meinem Team eine detaillierte „Lessons Learned“-Sitzung durch. Dabei unterscheiden wir klar zwischen dem inhaltlichen Review, in dem wir den Projektverlauf analysieren, und der Team-Retrospektive, die sich auf die Zusammenarbeit innerhalb des Teams konzentriert. Das gesammelte Feedback wird sorgfältig dokumentiert und anschließend im Kreis der Projektleitungen diskutiert, um herauszufinden, welche Erkenntnisse wir auf zukünftige Projekte übertragen können.
Doch der Projektabschluss sollte nicht nur aus formellen Prozessen bestehen. Eine Abschlussfeier ist ein wesentliches Element, um die harte Arbeit und die Erfolge des Teams zu würdigen. Diese Feier bietet die perfekte Gelegenheit, gemeinsam auf die Herausforderungen und Errungenschaften zurückzublicken und den Teamgeist zu stärken. Als Projektleiterin ist es meine Aufgabe sicherzustellen, dass die Leistungen des Teams angemessen gewürdigt werden und alle Beteiligten den verdienten Abschluss genießen können.
Fazit: Erfolgreiches Projektmanagement im Jahr 2024
Am Beispiel des Besuchermanagements habe ich gezeigt, wie modernes Projektmanagement im Jahr 2024 ablaufen kann. Durch sorgfältige Planung und den Einsatz von KI-Tools wie ChatGPT und Microsoft Copilot sowie agilen Methoden wie OKR und KANBAN lassen sich Projekte flexibel steuern. Effektive Kommunikation und regelmäßige Feedback-Loops sorgen dafür, dass alle Beteiligten an Bord sind und das Projekt in die richtige Richtung läuft.
Flexibilität und kontinuierliches Lernen
Es gibt nicht mehr nur die eine richtige Vorgehensweise. Projektmanagement ist ständig im Wandel. Erfolgreich sind diejenigen, die neue Methoden kennen, mit Künstlicher Intelligenz umgehen können und moderne Techniken gezielt mit bewährten Best Practices verbinden. Kreativität und Mut sind ebenso erforderlich wie Flexibilität und die Bereitschaft, kontinuierlich zu lernen.
Innovative Technologien und bewährte Methoden
Moderne Projektleiter müssen bereit sein, neue Wege zu gehen. Die Kombination aus innovativen Technologien wie ChatGPT und Microsoft Copilot und klassischen Methoden ermöglicht es, Projekte effizient und erfolgreich zu steuern. Diese Ansätze bieten die nötige Flexibilität und Effizienz, um Projekte in einem dynamischen Umfeld zum Erfolg zu führen.
Dein nächster Schritt
Nutze diese Ansätze, um deine eigenen Projekte voranzutreiben. Sei offen für Veränderungen und bereit, mutige Entscheidungen zu treffen. So kannst du sicherstellen, dass deine Projekte auch in einem sich ständig wandelnden Umfeld erfolgreich sind.
