Verbessere deine Kommunikationsfähigkeiten im Job. Lerne, wie du mit ChatGPT schwierige Gespräche souverän meisterst und überzeugend auftrittst.
Inhalt
- Einleitung: Die Bedeutung von überzeugender Kommunikation im Job
- User Story: Jana hat ein schwieriges Gespräch vor sich
- Der Prompt: So machst du ChatGPT zum Kommunikations-Coach
- Gut vorbereitet in jedes Gespräch: So geht’s
- Unterstützung während Meetings und Verhandlungen: ChatGPT als diskreter Sparrings-Partner
- Fazit: Mit ChatGPT immer souverän und überzeugend auftreten
Einleitung: Die Bedeutung von überzeugender Kommunikation im Job
In stressigen Meetings oder Verhandlungen die Ruhe zu bewahren ist nicht immer einfach – besonders, wenn kritische Themen diskutiert werden und Emotionen im Spiel sind. Egal ob du Konflikte im Team moderierst, Feedback-Gespräche führst oder mit Stakeholdern verhandelst: Für deine Karriere ist es entscheidend, in diesen Momenten überzeugend aufzutreten. In diesem Blogbeitrag zeigen wir dir, wie du mit Hilfe von ChatGPT deine Kommunikationsfähigkeiten gezielt trainierst und verbesserst.
Kommunikation beeinflusst deinen Erfolg unmittelbar
Gute Kommunikation schafft Vertrauen und Respekt. Entscheidend ist nicht nur, was du sagst, sondern auch, wie du es sagst. Du brauchst eine überzeugende Argumentationskette, um deine Gesprächspartner zu überzeugen. Mit der entsprechenden Erfahrung schaffst du das irgendwann intuitiv. Bis dahin ist es jedoch ein langer Weg. Gerade wenn du neu auf einer Position bist oder zum ersten Mal ein schwieriges Gespräch führen musst, ist eine gute Vorbereitung das A und O.
ChatGPT macht dich fit für schwierige Gespräche
Hast du schon einmal darüber nachgedacht, ein Kommunikations-Training zu machen und den Gedanken dann doch wieder verworfen? Vielleicht waren die Kosten dafür zu hoch oder deine Führungskraft hat deine Frage danach spontan abgelehnt mit dem Hinweis: „Das hast du doch gar nicht nötig“? Dann bist du hier genau richtig – denn du brauchst keinen teuren Kommunikations-Coach, um im Job überzeugend aufzutreten.
In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du ChatGPT strategisch einsetzen kannst, um an deiner Kommunikationsstärke zu arbeiten. Mit der richtigen Herangehensweise wird ChatGPT zu deinem persönlichen Coach, der dir maßgeschneiderte Tipps und Strategien für deine spezifischen Gesprächssituationen bietet.
User Story: Jana hat ein schwieriges Gespräch vor sich
Um dir das Prinzip anschaulich zu erklären, schauen wir uns einen Use Case aus dem Arbeitsalltag von Projektleiterin Jana an. Sie leitet ein Projekt zur Einführung einer neuen Besuchermanagement-Software. Ziel des Projekts ist es, den Prozess zur Registrierung von betriebsfremden Personen zu digitalisieren. Bisher verwendet der Werkschutz Excel-Tabellen und Papierformulare, doch künftig soll alles in der Cloud laufen und per Smartphone genutzt werden können.
Eine Führungskraft macht Stimmung gegen das Projekt
Während einer Projektbesprechung erfährt Jana, dass ein Teamleiter aus dem Werkschutz, aktiv Stimmung gegen das Projekt macht. Sein Name ist Arnold und er erzählt im Unternehmen herum, dass der neue Prozess nicht funktionieren wird und dass die angedachte Cloud-Lösung unsicher sei. Der offensichtliche Widerstand von Führungskraft Arnold könnte das Projekt gefährden – und Jana muss reagieren.
Führungskraft Arnold macht aktiv Stimmung gegen Janas Projekt. Er behauptet, die neue Software Lösung sei nicht sicher und sucht Argumente gegen die Cloudlösung.
Jana muss Führungsstärke zeigen
Als Projektleiterin ist Jana für die erfolgreiche Einführung der Software verantwortlich. Ein Teamleiter, der aktiv dagegen arbeitet, bringt sie in eine schwierige Lage. Jana weiß, dass sie jetzt Führungsstärke zeigen muss und sucht das Gespräch mit Arnold.
Als der Termin für das Gespräch feststeht, kommen Jana Zweifel. Was, wenn das Gespräch eskaliert und sie es nicht schafft, ihn für das Projekt zurück ins Boot zu holen?
Der Prompt: So machst du ChatGPT zu deinem Kommunikations-Coach
Um ChatGPT effektiv als Kommunikations-Coach zu nutzen, empfehlen wir einen dreiteiligen Prompt, den wir dir in den folgenden Abschnitten näher erläutern.
Teil 1: Vergib eine Rolle und setze die Parameter
Bevor du konkrete Tipps zu deinem bevorstehenden Gespräch von ChatGPT einholst, ist es wichtig, dass du dem KI-Chatbot die Rolle deines persönlichen Kommunikations-Coaches zuweist. Nutze dafür diesen einleitenden Prompt:
Ich möchte, dass du mein Kommunikations-Coach bist. Erinnere dich an alles, was du über Wirtschaftspsychologie und gute Gesprächsführung weißt. Nimm dir einen Moment Zeit und denke genau nach.
Teil 2: Beschreibe den Kontext
Damit ChatGPT dir in deiner konkreten Gesprächssituation weiterhelfen kann, benötigt der KI-Chatbot die wichtigsten Hintergrundinformationen von dir.
Orientiere dich dabei an dieser Checkliste:
Hintergrund des Projekts
Worum geht es und was soll mit dem Projekt erreicht werden?
Kontext des Gesprächs
Warum führst du das Gespräch, was ist der Auslöser?
Das Ziel
Was möchtest du mit dem Gespräch erreichen?
Dein Gegenüber
Welche Position hat dein Gesprächspartner und wie ist euer Verhältnis?
Tipp: Vergib einen fiktiven Namen für dein Gegenüber, dann kannst du dich noch einfacher mit ChatGPT über diese Person unterhalten.
Die ungeschminkte Wahrheit
Was denkst du über den Vorgang und das Verhalten der Person?
Die Herausforderung
Welche Probleme/ Schwierigkeiten erwartest du? Welche Einwände könnte dein Gesprächspartner bringen?
Hinweis zu Datenschutz und Informationssicherheit
Mache dich mit den internen Richtlinien in deinem Unternehmen vertraut, bevor du ChatGPT für deinen Job nutzt. Das gilt insbesondere, wenn du dafür einen privaten Account verwendest.
Beispiel: Jana gibt ChatGPT im beschriebenen Beispiel diese Informationen
Teil 3: Stelle sicher, dass ChatGPT die Informationen verinnerlicht
ChatGPT neigt dazu, Anweisungen zu vergessen. Wenn du zu viele Inhalte in einen einzelnen Prompt schreibst, steigt das Risiko, dass der Chatbot die falschen Schwerpunkte setzt. Wir empfehlen daher als Best Practice, zuerst die allgemeine Aufgabe abschließend zu formulieren, bevor du den Chatbot nach konkreten Tipps fragst. Beende deinen ersten Prompt mit diesen Worten:
Denke genau nach und verinnerliche deine Rolle. Schreibe noch nicht. Hast du verstanden?
Nachdem du den Prompt abgesendet hast, kann es losgehen!
Gut vorbereitet in jedes Gespräch: So geht’s
ChatGPT unterstützt dich als Kommunikationscoach in vielfältigen Gesprächssituationen. Dabei spielt es keine Rolle, um was für eine Art von Gespräch es sich handelt. Im vorherigen Abschnitt haben wir dir den allgemeinen Prompt vorgestellt, mit dem du ChatGPT zu deinem persönlichen Kommunikations-Trainer machst. Als nächstes zeigen wir dir, wie genau du ChatGPT zur Vorbereitung von schwierigen Gesprächen nutzen kannst.
Als Projektleiterin möchte Jana im Gespräch mit Teamleiter Arnold überzeugend auftreten.
Ziele und Gesprächsstrategie klar definieren
Bevor Jana in das Gespräch geht, braucht sie ein klares Ziel vor Augen sowie eine klare Strategie, wie sie dieses Ziel im Gespräch mit Teamleiter Arnold am besten erreicht.
ChatGPT nutzt sie an dieser Stelle als inhaltlichen Sparrings-Partner. Im Dialog mit der KI erarbeitet Sie diese Punkte:
Ziele des Gesprächs: Jana überlegt, was Sie im Gespräch mindestens erreichen möchte, an welchen Stellen sie Verhandlungsspielraum hat und wo es rote Linien gibt. ChatGPT nutzt sie, um diese Ziele klar und realistisch zu formulieren.
Gesprächsstrategie: Wenn die Ziele geklärt sind, erarbeitet Jana im Dialog mit ChatGPT eine Strategie dafür, wie sie das Gespräch am besten aufbaut, um ihre Ziele zu erreichen.
Tipp: Wenn du nicht sicher bist, ob deine Ziele vollständig sind, kannst du ChatGPT bitten, dir klärende Fragen zu stellen. Das hilft, deine eigene Sichtweise zu stärken und schafft Klarheit.
Vorbereitung: Argumente und Gesprächstaktik entwickeln
Eine gute Argumentationskette sowie souveräner Umgang mit Konflikten sind entscheidend für den Erfolg eines Gesprächs. Jana bereitet sich auf diese Punkte ganz besonders vor.
Teamleiter Arnold ist für seine ausgeprägte Problemfokussierung bekannt.
Deshalb lässt Jana sich von ChatGPT spezifische Taktiken zur Gesprächssteuerung und Konfliktlösung erklären, mit denen sie im Gespräch mit Arnold die Oberhand behält.
Tipp: Wenn du vermutest, dass dein Gegenüber eine verdeckte Agenda verfolgt, kann ChatGPT dir auch konkrete Tipps geben, wie du die Ursache dieser Widerstände sichtbar machst.
Simulation: Heikle Situationen vorab durchspielen
Jana hat nun Klarheit, was sie im Gespräch erreichen möchte und wie sie dazu am besten vorgeht. Nun folgt der wichtigste Teil: Die Übung.
Sie simuliert mit ChatGPT mögliche Gesprächsszenarien, einschließlich schwieriger Fragen und unerwarteter Einwände, die Arnold möglicherweise einbringen könnte. In diesen Übungsrunden bekommt Jana Feedback und gezielte Hinweise von der KI, wie sie ruhig und überzeugend reagieren kann. So kann sie ihre Argumentation im Vorfeld testen und optimieren – ohne Angst, vor Publikum ins Straucheln zu geraten.
Tipp: Nutze die Sprachfunktion von ChatGPT für einen besonders realistischen Trainingserfolg.
Auf den Punkt kommen: Rhetorik und Stil verfeinern
Neben der reinen Argumentation ist es wichtig, dass Jana ihre Aussagen prägnant und wirkungsvoll formuliert. Sie bittet ChatGPT, ihren Stil zu analysieren und gibt konkrete Anweisungen, wie sie klingen möchte: sachlich, überzeugend und klar. Durch gezielte Hinweise zu Rhetorik und Körpersprache lernt Jana, wie sie selbstbewusst und fokussiert bleibt und ihre Argumente auf den Punkt bringt. Das hilft ihr, im Gespräch mit Arnold Präsenz zu zeigen und ihre Ziele zu erreichen.
Tipp: Nutze ChatGPT, um dir Feedback zu deinem Kommunikationsstil zu holen.
Die Kunst der flexiblen Argumentation: Spontane Reaktionen trainieren
In jeder Gesprächssituation gibt es Momente, die eine flexible Argumentation erfordern. ChatGPT hilft Jana dabei, spontane Reaktionen zu trainieren, um in unerwarteten Situationen nicht sprachlos zu bleiben. Mit diesen „Spontanitäts-Übungen“ übt sie, auf Arnolds Einwände souverän zu reagieren und so durch Argumentation und Professionalität zu überzeugen.
Tipp: Bitte ChatGPT, klassische Störtaktiken mit dir zu trainieren. Dazu zählen zum Beispiel Ablenkungsmanöver, bohrende Detailfragen, pauschale Kritik, unrealistische Anforderungen oder persönliche Angriffe.
Unterstützung während Meetings und Verhandlungen: ChatGPT als diskreter Sparrings-Partner
Neben einer guten Vorbereitung nutzt Jana ChatGPT manchmal auch während eines Meetings als diskreten Sparrings-Partner. In besonders kritischen Momenten hat sie ein Chatfenster auf ihrem Laptop geöffnet, sodass sie sich schnell die erforderliche Hilfestellung holen kann.
Als Arnold im Meeting plötzlich neue Sicherheitsbedenken äußert, tippt sie unauffällig eine Frage ein: „Wie kann ich mit Fakten betonen, dass Cloud-Lösungen nicht grundsätzlich unsicher sind?“
Dank der schnellen Tipps bleibt Jana ruhig und souverän – auch wenn es im Gespräch herausfordernd wird.
Fazit: Mit ChatGPT Gespräche überzeugend führen
Ob in stressigen Meetings, schwierigen Verhandlungen oder bei heiklen Gesprächen – mit den richtigen Anweisungen wird ChatGPT zu deinem persönlichen Coach, der dir hilft, deine Kommunikationsstärke gezielt auszubauen. Du kannst Argumente vorab durchdenken, rhetorische Techniken üben und selbst auf spontane Einwände souverän reagieren.
ChatGPT ist dabei sowohl diskreter Sparrings-Partner für den Ernstfall als auch neutraler Coach, der dir das nötige Selbstvertrauen vermittelt, um im in Gesprächen sicher aufzutreten. So hast du in entscheidenden Momenten die passenden Worte parat und hinterlässt einen starken, überzeugenden Eindruck.
Worauf wartest du? Starte noch heute und verbessere deine Kommunikationsfähigkeiten mit ChatGPT!
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