Projektmanagement mit ChatGPT: Effizienter Arbeiten

Projektmanagement ist komplex und zeitaufwendig. Pläne erstellen, Risiken managen und für eine gute Kommunikation im Team sorgen – als Projektleiterin habe ich jeden Tag alle Hände voll zu tun. Früher waren Überstunden für mich an der Tagesordnung. Seitdem es ChatGPT und Microsoft Copilot gibt, erledige ich viele Aufgaben in einem Bruchteil der Zeit. In diesem Blogbeitrag zeige ich dir, wie ich meine Projektabläufe mit Hilfe von künstlicher Intelligenz optimiere, damit du das auch tun kannst. Lade dir mein praktisches Cheat Sheet zu den Anwendungsfällen von KI im Projektmanagement herunter und probiere direkt aus, wie ChatGPT deine Projektarbeit beschleunigt!

Auf einen Blick: Anwendungsfälle für KI im Projektmanagement

In meinem Arbeitsalltag als Projektmanagerin gibt es sehr viele Use Cases, in denen künstliche Intelligenz eine große Hilfestellung ist. Aufgrund des hohen Workloads habe ich oft nicht die Zeit, mich allen Themen mit der erforderlichen Qualität zu widmen. Das hat mich in der Vergangenheit ganz schön frustriert. Die Veröffentlichung von ChatGPT im Dezember 2022 war für mich ein echter Game Changer. Seit knapp 1,5 Jahren experimentiere ich nun schon mit dem KI-Chatbot. Die Prompts für meine Projekte habe ich inzwischen so weit optimiert, dass ich die Arbeit von einem ganzen Vormittag in wenigen Minuten erledige. In diesem Blogbeitrag zeige ich dir die Prompts und Anwendungsfälle, bei denen ChatGPT (oder neuerdings auch Microsoft Copilot) den größten Mehrwert für mich bringen:

Checkliste für den Projektstart erstellen
Stakeholder Management
Ziele und Nicht-Ziele
Zeitplan und Meilensteine
Risikomanagement
Kommunikationsplan
Effiziente Meeting Agenda

KI im Projektmanagement: Checkliste für den Projektstart erstellen

Wenn ich ein neues Projekt beginne, besteht immer die Gefahr, dass ich wichtige Dinge vergesse. Besonders bei Projekten, die ich so davor noch nicht gemacht habe. Deshalb lasse ich mir von der KI Punkte auflisten, die bei einem Projektstart grundsätzlich wichtig sind. So stelle ich sicher, dass ich an alles denke und kann mich ganz einfach daran entlanghangeln, ohne etwas zu vergessen.

Kopiere diesen Prompt: „Stelle dir vor, du bist ein erfahrener Projektmanager. Du startest ein neues Projekt zur Einführung von Microsoft Copilot in einem mittelständischen Unternehmen mit 1000 Beschäftigten. Entwerfe eine Checkliste mit allen Punkten, an die der Projektleiter zum Projektstart denken muss. Berücksichtige dabei allgemeine Projektmanagement-Standards, technische Aspekte, Stakeholder und Change Management. Es ist wirklich wichtig, dass das Projekt ein Erfolg wird, sonst verlierst du deinen Job.“

KI im Projektmanagement: So plane ich das Stakeholder Management mit ChatGPT

Beim Stakeholder Management in Projekten geht es darum, alle relevanten Personen frühzeitig einzubinden, zu informieren und ihre Interessen zu berücksichtigen. Das können sowohl Personen sein, die direkt vom Projekt betroffen sind oder auch weitere Gruppen, die ein (berechtigtes) Interesse am Projekt haben. Für den Erfolg meiner Projekte ist es extrem wichtig, keine dieser Personengruppen zu vergessen oder außen vor zu lassen. Das könnte sonst sehr schnell zu Verstimmungen führen. Wenn ich als Projektleiterin das Stakeholder Management für ein neues Projekt plane, dann mache ich mir natürlich erst einmal selbst Gedanken darüber, welche Abteilungen und Teams in meiner Firma ein Interesse an dem Projekt haben. Das fällt mir aufgrund meiner langjährigen Erfahrung relativ leicht. Trotzdem vergewissere ich mich zum Abschluss noch einmal in einem kurzen Gespräch mit ChatGPT, um sicherzustellen, dass ich auch wirklich niemanden vergessen habe. Für gute Ergebnisse ist es an dieser Stelle wichtig, etwas mehr Kontext zu geben, sofern das in Hinblick auf den Datenschutz möglich ist.

Kopiere diesen Prompt: „Stelle dir vor, du bist ein erfahrener Projektmanager. Du startest ein Projekt zur Einführung eines neuen Zutrittskontrollsystems in einem mittelständischen Unternehmen mit 1000 Beschäftigten. Mit Hilfe des Zutrittskontrollsystems wird der Zugang zum Firmengelände gesteuert für alle Mitarbeitenden, Geschäftspartner und Gäste des Unternehmens. Neue Mitarbeitende erhalten beim Arbeitsbeginn kostenlos einen Firmenausweis, über den der Zutritt gesteuert wird. Für Geschäftspartner ist ein Firmenausweis kostenpflichtig. Nicht alle Personen erhalten Zutritt zu allen Bereichen. Hilf mir dabei, das Stakeholder Management zu planen. Ermittle dazu aus deiner Wissensdatenbank, wie ein mittelgroßes deutsches Unternehmen aufgebaut ist. Atme kurz durch und denke ganz genau nach. Erstelle dann eine Tabelle mit allen relevanten Abteilungen, Teams und (externen) Personengruppen, die ich möglicherweise als Stakeholder einbeziehen sollte. Nenne in der ersten Spalte den Namen der Stakeholder, in der zweiten Spalte mögliche Schnittstellen, in der dritten Spalte eine Bewertung zum Grad der Betroffenheit und in der vierten Spalte eine Empfehlung, in welcher Weise ich die jeweiligen Stakeholder einbeziehen sollte (z.B. Info-Mail, Workshop, Umfrage, etc…)“

Für bessere Ergebnisse gebe ich mich meistens nicht mit der ersten Antwort von ChatGPT zufrieden, auch wenn die Antwort auf den ersten Blick ganz gut aussieht. Aber ein bisschen mehr geht immer, so zumindest meine Erfahrung mit ChatGPT. Deshalb lege ich nochmal nach mit diesem Prompt:

Kopiere diesen Prompt: „Denke noch einmal genau nach, würdest du das wirklich genauso machen als verantwortlicher Projektleiter? Es liest sich noch sehr generisch für mich. Bitte mache das besser.“

Im zweiten Versuch habe ich dieses Ergebnis erhalten: Gar nicht schlecht, oder?

KI im Projektmanagement: Ziele und Nicht-Ziele im Dialog mit ChatGPT definieren

Ziele und Nicht-Ziele sind bei Projekten sehr wichtig. Damit das Projekt ein Erfolg wird, müssen die Verantwortlichen zuerst wissen, was sie genau wollen. Und was nicht – denn nichts ist Schlimmer, als unklare Erwartungen in einem Projekt. Ich hatte die Situation zu Beginn meiner Karriere in einem Bauprojekt – und das hat sich eingebrannt. Damals war ich nicht als Leitung, sondern nur als Nutzerin des fertigen Produkts im Projekt beteiligt. Es ging darum einen Aufenthaltsraum für unsere Mitarbeitenden von der Technik zu schaffen. Ich erstellte Anforderungskatalog und traf mich zu regelmäßigen Meetings mit der Bauabteilung. Für mich war selbstverständlich, dass die Bauabteilung alle Anforderungen aus meiner Liste umsetzen wird. Einige Wochen vor der Inbetriebnahme stellte ich fest, dass im Aufenthaltsraum die Einbauküche fehlt. Als ich meine Ansprechpartnerin in der Bauabteilung darauf ansprach, zuckte diese nur mit den Schultern und sagte: „Wir kümmern uns nur um die bauliche Infrastruktur. Für Ausstattung bist du als Nutzerin selbst verantwortlich.“

In die Situation, diesen Fehler meinem Chef erklären zu müssen, möchte ich nie wieder kommen. Auf die Ziele und Nicht-Ziele von Projekten lege ich seitdem einen besonderen Fokus. An dieser Stelle nutze ich ChatGPT zunächst zum Brainstorming.

Kopiere diesen Prompt: „Wir befinden uns weiterhin beim Projekt ‚Zutrittskontrollsystem‘. Liste 10 mögliche Projektziele sowie 10 Nichtziele auf und erkläre diese jeweils in einem Satz.“

Pro Tipp: Wenn das Projekt sehr spezifisch ist oder mich die Antworten von ChatGPT nicht überzeugen, nutze ich auch gerne eine zweite Variante. Dazu bitte ich ChatGPT, mir provokative und emotionsauslösende Fragen aufzulisten, die mir dabei helfen, die Ziele und Nicht-Ziele meines Projekts in einem Workshop mit meinen Auftraggebern zu erarbeiten.

Kopiere diesen Prompt: „Stelle 10 provokative und emotionsauslösende Fragen, die meinen Auftraggebern helfen, die richtigen Projektziele und Nicht-Ziele zu identifizieren.“

KI im Projektmanagement: Zeitplan und Meilensteine

Das Erstellen von Projektplänen ist komplex und nimmt viel Zeit in Anspruch. Zum einen gibt es unterschiedliche Abhängigkeiten und darüber hinaus ist es häufig schwierig, die genaue Dauer von einzelnen Projektphasen abzuschätzen. Auch an dieser Stelle setze ich bei meinen Projekten auf ChatGPT – und zwar in einem mehrstufigen Prozess. Zuerst lasse ich die KI einen groben Projektablaufplan erstellen, dann schaue ich mir jede Phase für sich nochmal genauer an und lege die entsprechenden Schritte fest. Am Ende verifiziere ich alles nochmals mit der Hilfe von ChatGPT. Dazu frage ich den Chatbot, welche Abhängigkeiten und Risiken es in der konkreten Phase gibt und ob der Zeitansatz von x Tagen dafür realistisch ist.

Kopiere diesen Prompt: „Erstelle als nächstes einen Projektablaufplan. Denke dazu genau nach und erinnere dich an alles, was du über ähnliche Projekte weißt. Welche Phasen gibt es typischerweise in meinem Projekt, welche Unterschritte erfolgen in diesen Phasen und mit welchem Meilenstein sind diese jeweils abgeschlossen? Nummeriere alle Haupt- und Unterschritte, so dass ich später darauf referenzieren kann.“

Kopiere diesen Prompt: „Fokussiere dich nun auf Phase 1 und führe die Unterpunkte weiter aus. Wie viele Tage dauern die einzelnen Schritte jeweils und wer ist für deren Durchführung verantwortlich?“

Anmerkung: Bei den Zeitangaben geht die künstliche Intelligenz von der reinen Bearbeitungsdauer in einer optimalen Welt aus. Es ist daher sehr wichtig, das gegenzuprüfen und entsprechende Puffer einzuplanen.

Kopiere diesen Prompt: „Liste alle Abhängigkeiten und Risiken auf, die den Projektablauf in Phase 1.3 verzögern könnten. Gib mir Empfehlungen dafür, worauf ich in dieser Phase als Projektleiterin besonders achten sollte.“

KI im Projektmanagement: Risikomanagement

An dieser Stelle ist Zeit für Real-Talk: Es ist illusorisch zu glauben, dass ChatGPT einen individuellen Risiko-Managementplan für mein Projekt erstellen kann, den ich nur noch kopieren und in unsere Projektvorlagen einfügen muss. Diese Arbeit hängt am Ende des Tages immer an mir als Projektleiterin. Was ChatGPT jedoch sehr gut kann, ist eine Struktur für einen Risikomanagementplan zu entwerfen und mir allgemeine Hinweise zu möglichen Risiken und deren Bewertung zu geben.

Kopiere diesen Prompt: „Erinnere dich an alles, was du über ähnliche Projekte weißt. Identifiziere alle typischen Risiken. Bewerte diese in einer Risiko-Matrix nach gängigem Standard und gib Empfehlungen, bei welchen Risiken aktiver Handlungsbedarf besteht“

Kopiere diesen Prompt: „Erinnere dich an alles, was du über ähnliche Projekte weißt. Erstelle ein Inhaltsverzeichnis für einen Risiko-Managementplan und gib mir jeweils stichwortartige Hinweise, was ich als Projektleiterin zu den jeweiligen Überschriften einfügen sollte.“

KI im Projektmanagement: Kommunikationsplan

Kommunikation ist ein entscheidender Erfolgsfaktor in allen Projekten. Deshalb erstelle ich als Projektleiterin zu Beginn des Projekts einen Kommunikationsplan. Darin beschreibe ich, wie der Informationsfluss im Projekt erfolgt oder anders ausgedrückt, wer welche Informationen auf welche Weise benötigt.

Warum ist ein Kommunikationsplan so wichtig?

Klarheit und Transparenz: Alle wissen Bescheid und es gibt weniger Missverständnisse.
Effizienz: Die richtigen Leute bekommen die Informationen zur richtigen Zeit, was die Arbeit schneller und einfacher macht.
Zufriedene Beteiligte: Wenn alle gut informiert sind, sind sie zufriedener und unterstützen das Projekt besser.
Probleme früh erkennen: Gute Kommunikation hilft, Probleme früh zu erkennen und zu lösen.
Bessere Zusammenarbeit: Alle wissen, was zu tun ist, und arbeiten besser zusammen.

Was passiert, wenn die Kommunikation nicht funktioniert?

Missverständnisse und Konflikte: Leute verstehen Dinge falsch und es gibt mehr Streit.
Verzögerungen und Ineffizienz: Wichtige Informationen kommen nicht rechtzeitig an, und die Arbeit dauert länger.
Unzufriedene Beteiligte: Leute fühlen sich nicht informiert und verlieren das Vertrauen ins Projekt.
Mehr Fehler: Wichtige Infos werden übersehen, was zu Fehlern führt.
Schlechte Stimmung im Team: Wenn die Kommunikation schlecht ist, sinkt die Motivation und das Team arbeitet schlechter zusammen.

Ein Kommunikationsplan sorgt also dafür, dass alle im Projekt gut informiert sind, besser zusammenarbeiten und Probleme schnell gelöst werden können. Bei der Erarbeitung dieses Plans nutze ich ChatGPT zum Brainstorming.

Kopiere diesen Prompt: „Erinnere dich an alles, was du über ähnliche Projekte zum Zugangsmanagement weißt. Überlege insbesondere, welches wichtige Meilensteine sind. Erstelle darauf aufbauend einen Kommunikationsplan für jeden Meilenstein. Welche Stakeholder sollte ich beim jeweiligen Meilenstein informieren und auf welche Weise sollte die Kommunikation dazu erfolgen? Atme einmal tief durch und denke genau nach, bevor du antwortest. Es ist wirklich wichtig, dass ich niemanden vergesse und immer den richtigen Ton treffe.“

KI im Projektmanagement: Effiziente Meeting Agenda mit wenigen Klicks erstellen

Der nächste Punkt ist ein echter Klassiker. Meetings sind ein elementarer Kernbestandteil in jedem Projekt. Im Idealfall sind alle wichtigen Personen anwesend, es werden relevante Informationen geteilt und Entscheidungen getroffen. Am Ende wissen alle was sie zu tun haben und das Projekt kommt inhaltlich voran. Leider sieht die Realität in deutschen Unternehmen oft anders aus. Unklare Zielsetzung, endlose Diskussionen und fehlende Entscheidungsfreude hinterlassen den Eindruck, dass das Meeting sinnlos war.

Ich habe an mich den Anspruch, das besser zu machen. Deshalb erstelle ich für jedes Meeting eine klare Agenda. Das hat gleich mehrere Vorteile:

Struktur und Fokus: Eine Agenda gibt dem Meeting eine klare Struktur und hilft, den Fokus auf die wichtigen Themen zu richten.
Zeitmanagement: Sie hilft dabei, die Zeit effizient zu nutzen und sicherzustellen, dass alle wichtigen Punkte innerhalb der verfügbaren Zeit besprochen werden.
Zielerreichung: Eine Agenda stellt sicher, dass die Ziele des Meetings erreicht werden und nichts Wichtiges vergessen wird.

ChatGPT unterstützt mich gleich mehrfach bei der Planung und Durchführung von Projektmeetings.

Kopiere diesen Prompt: „Stelle dir vor, du bist die Projektleiterin für das Projekt Zugangsmanagement. Erinnere dich an alles, was du über effiziente Meetings weißt. Du planst den nächsten Projektsteuerkreis. Der Termin dauert eine Stunde. Ziel ist es, die Verantwortlichen über den Projektfortschritt zu informieren und erforderliche Entscheidungen einzuholen. Erstelle eine Agenda nach dem Motto „so viel wie nötig, so wenig wie möglich.“

Pro Tipp: Überlege dir genau, wer an der Besprechung teilnehmen wird und lasse dir von der KI eine Agenda erstellen, die speziell auf diesen Personenkreis zugeschnitten ist.

Kopiere diesen Prompt: „Teilnehmer des Steuerkreises sind: Leitung Controlling, Sachbearbeitung Finanzen, Leitung Sicherheit, Leitung Personal, Projektassistenz. Überlege, welche Erwartungen die jeweiligen Personen an den Termin haben, welche Informationen für sie relevant sind und welcher Detaillierungsgrad erforderlich ist. Erstelle daraus eine Agenda, die diesen Personenkreis begeistert und für das Projekt motiviert.“

Fazit: Künstliche Intelligenz ist für Projektmanager ein echter Game Changer!

Abschließend lässt sich sagen: Künstliche Intelligenz hat das Projektmanagement für mich extrem vereinfacht. Sie hilft mir dabei, Ablaufpläne schneller zu erstellen, Risiken besser zu managen und effizienter zu kommunizieren. Mit KI-Tools erstelle ich Checklisten und generiere Brainstorming-Listen, um sicherzustellen, dass ich keine wichtigen Details übersehe oder vergesse. Die KI unterstützt mich dabei, meine Meetings besser zu strukturieren und alle Stakeholder gezielt einzubinden. Mit den Prompts aus diesem Blogbeitrag kannst auch du mithilfe von KI deine Projekte reibungslos und erfolgreich managen. Künstliche Intelligenz ist für Projektmanager ein echter Game Changer!

ChatGPT im Projektmanagement: So arbeitest du effizient mit KI