Projektkommunikation: 5 kreative Methoden, die deine Stakeholder begeistern

Kennst du das, du gibst dir viel Mühe mit einem Intranetartikel zu deinem Projekt, doch kaum jemand liest ihn? In diesem Beitrag stelle ich dir fünf innovative Ansätze zur Projektkommunikation vor, die deine Stakeholder begeistern werden!

Hast du schon mal erlebt, dass deine Projektkommunikation nicht die gewünschte Wirkung erzielt? Oft kommen wichtige Informationen nicht richtig bei den Stakeholdern an. In diesem Beitrag zeige ich dir einfache Methoden, mit denen du deine Projektkommunikation verbesserst. So stellst du sicher, dass deine Botschaften klar und überzeugend sind und dein Projekt erfolgreich vorankommt.

Projektkommunikation einfach erklärt: Die wichtigsten Grundlagen

Bevor wir zu den modernen Methoden der internen Projektkommunikation kommen, möchte ich zunächst die grundlegenden Prinzipien erläutern. Welche Interessengruppen gibt es in Projekten und wann eignet sich welche Art der Kommunikation am besten? Diese Basics sind entscheidend, damit du die Kommunikation von Anfang an richtig planst. Das spart dir Zeit, Geld und Nerven.

Projektkommunikation – Was heißt das?

Lass uns zuerst den Begriff klären. Was meine ich damit, wenn ich von Projektkommunikation spreche?

Unter Projektkommunikation versteht man, dass alle Beteiligten im richtigen Umfang über den Stand und die Entwicklungen im Projekt informiert werden. Eine gut geplante Kommunikation im Projekt hilft, Missverständnisse zu vermeiden und Vorbehalte und Widerstände abzubauen.

Dabei reicht es jedoch nicht, einfach nur eine Info rauszuhauen und zu hoffen, dass die richtigen Leute sie lesen und verstehen. Damit die Informationen zum Projekt wahrgenommen und verstanden werden, müssen sie passend für die jeweilige Zielgruppe gestaltet werden.

In unserem Use-Case-Beispiel hat Projektleiterin Lucie einen wichtigen Meilenstein erreicht. Das Management hat entschieden, wie das neue Desk Sharing Konzept gestaltet sein wird. Lucie weiß, dass sie jetzt zeitnah die Belegschaft informieren muss. Aber was sollte sie dabei beachten und wie geht sie am besten vor?

Zielgruppenorientierte Kommunikation: Warum sie in Projekten unverzichtbar ist

Wir leben in einer Zeit der ständigen Reizüberflutung. Täglich erreichen uns E-Mails und Chatnachrichten, im Intranet werden laufend neue Artikel veröffentlicht und in unserer Freizeit scrollen wir nonstop durch Social Media. Bei der Fülle der Informationen fällt es vielen Arbeitnehmern schwer, den Überblick zu behalten. Es besteht die Gefahr, dass wichtige Informationen untergehen.

Damit das nicht passiert, eine zielgerichtete Kommunikation. Sie geht auf die Bedürfnisse und Erwartungen der verschiedenen Stakeholder ein und ist der Schlüssel zum Erfolg eines jeden Projekts.

Projektleiterin Lucie fragt sich im Beispiel des Desk Sharings, welche Aspekte des neuen Konzepts für wen besonders relevant sind. Darauf baut sie ihr Kommunikationskonzept auf.

Falls du auch aktuell in der Situation bist, über einen Projektmeilenstein zu berichten, kannst du dir diese Fragen stellen:

• Sind alle Mitarbeitenden im gleichen Umfang betroffen?
• Gibt es Personengruppen, für die Ausnahmen gelten?
• Welche Vorteile bringt das Konzept für welche Personengruppen?
• Welche potentiellen Fragen oder Widerstände könnten die jeweiligen Personengruppen haben (und wie können diese adressiert werden)?
• Welcher Informationsweg eignet sich für welche Zielgruppe am besten?

Basierend auf diesen Fragen kannst du zielgerichtet planen, wie du welche Personengruppe am besten über deinen Projektmeilenstein informierst. Dadurch erhöhst du die Chancen, dass deine Informationen wahrgenommen werden, und signalisierst deinen Stakeholdern, dass du dir Gedanken um sie machst.

Projektleiterin Lucie erkennt, dass das Konzept nicht für die Schichtarbeiter gilt, die sich in den Werkstätten des Unternehmens bereits jetzt die Arbeitsplätze teilen. Diese Information platziert sie direkt am Anfang ihres Projekt-Updates. So weiß die Gruppe der Schichtarbeiter sofort, dass sich für sie nichts ändern wird und sie die Information nicht weiter beachten müssen.

Die drei entscheidenden Gruppen in der Projektkommunikation, die du kennen musst

Für die Kommunikation im Projekt kannst du grob zwischen drei Gruppen unterscheiden. Abhängig davon, welche Gruppe betroffen ist, variieren die Informationstiefe, die Informationskanäle und die Häufigkeit.

Nun, da wir die wichtigsten Gruppen in der Projektkommunikation kennen, schauen wir uns an, wie du zielgerichtet mit jeder dieser Gruppen kommunizieren kannst, um dein Projekt erfolgreich voranzutreiben.

Kommunikation im Projektteam: So gelingt die reibungslose Zusammenarbeit

Das Projektteam hat die Aufgabe, das Projekt voranzubringen. Die Teammitglieder beschäftigen sich regelmäßig mit den Projektthemen und benötigen daher detaillierte Informationen. Für die Kommunikation innerhalb des Projektteams eignen sich besonders diese Tools und Methoden:

• Microsoft Teams: Für kurzfristige Abstimmungen im Chat.
• Zentrale Dateiablage: Für Konzepte, Pläne, Auswertungen und alle weiteren relevanten Dokumente.
• Regelmäßige Projektbesprechungen: Digital, hybrid oder in Präsenz.
• Digitale Tools zum Aufgabenmanagement: Zum Beispiel M365 Planner, Trello, Asana oder Jira (Excel-Tabellen empfehle ich an dieser Stelle nicht, auch wenn sie weit verbreitet sind).
• KANBAN Board: Für Projektteams, die sich häufig in Präsenz treffen, um den Projektstatus und die wichtigsten Aufgaben auf einen Blick zu erkennen.

Nachdem wir nun die Kommunikation im Projektteam betrachtet haben, wollen wir uns den Auftraggebern und Entscheidern zuwenden. Wie kommunizierst du effektiv mit dieser wichtigen Gruppe?

Kommunikation mit Auftraggebern und Entscheidern: Hole dir Unterstützung für dein Projekt

Die Kommunikation mit der Stakeholder Gruppe der Auftraggeber bzw. Entscheider hat eine Sache gemeinsam: Als Projektleitung willst du etwas von diesem Personenkreis und nicht umgekehrt.

Diese Gruppe wird in der Projektkommunikation punktuell einbezogen, beispielsweise bei wichtigen Meilensteinen oder unvorhergesehenen Änderungen. Auftraggeber und Entscheider benötigen ein allgemeines Verständnis des Projekts sowie konkrete Zahlen, Daten und Fakten.

Am besten eignet sich in diesem Fall die synchrone Kommunikation. Zum Beispiel in Form einer Präsentation mit anschließendem Austausch. Moderne Methoden wie interaktive Grafiken oder Walk-in-Formate, bei denen die Holschuld beim Adressaten liegt, eignen sich für diese Gruppe eher nicht.

Erinnere dich jetzt noch einmal an Projektleiterin Lucie. Dabei erkennst du auf einen Blick, dass diese Stakeholder-Gruppe nicht Adressat deiner Projektkommunikation ist. Vielmehr hat sie im Zuge der Freigabe des neuen Konzepts die Auftraggeber und Entscheider schon abgeholt, so dass an dieser Stelle ein großer Grüner Haken steht.

Bleibt also noch die dritte Gruppe: Die internen und externen Betroffenen bzw. Kunden.

Stakeholder-Kommunikation: Triff den richtigen Ton gegenüber Nutzern und Kunden

Nutzer und Kunden kennen das aktuelle Produkt oder den aktuellen Prozess. Änderungen katapultieren sie aus ihrer Komfortzone in eine unbekannte Situation – das bedeutet Stress. Widerstände sind vorprogrammiert. Von „Das betrifft mich nicht“ bis hin zu „Das möchte ich nicht“ wirst du alle Reaktionen erleben.

Es ist wichtig, die Bedürfnisse und Anforderungen dieser Gruppe zu verstehen, damit du deine Projektkommunikation daran ausrichten kannst.

Besonders kritisch ist die Gruppe der internen Betroffenen. Diese Personen haben oft schon ohne dein Projekt viel zu tun. Sich auf eine neue Software oder einen neuen Prozess umzustellen, kostet zusätzliche Zeit und Energie. Gehe immer davon aus, dass sie diese Ressourcen nicht haben oder nicht bereit sind, sie einzusetzen.

Dein Projekt bedeutet zusätzlichen Stress. Deine internen Mitarbeitenden müssen sich damit auseinandersetzen. Sie können nicht einfach weitermachen wie bisher.

Für das Desk Sharing Projekt von Projektleiterin Lucie trifft dies in besonderem Maße zu. Die Mitarbeitenden müssen sich nicht nur auf Clean Desk umstellen, sondern verlieren auch noch ihre Arbeitsplätze. Lucie erwartet starke Widerstände, insbesondere von den Personen, die aktuell in der komfortablen Situation sind, ein Einzelbüro dauerhaft zu nutzen. Deshalb ist es für Lucie besonders wichtig, die Ziele und Auswirkungen des neuen Konzepts verständlich für alle zu kommunizieren.

Schauen wir uns nun an, mit welchen modernen Ansätzen es gelingt, interne Betroffene optimal über Projekte zu informieren.

5 innovative Methoden, die deine interne Projektkommunikation revolutionieren

Langatmige Intranetartikel verschrecken Stakeholder – das solltest du unbedingt vermeiden. Die gute Nachricht ist: Es gibt einfache Wege, wie du deine Projektkommunikation effektiver und ansprechender gestalten kannst. In diesem Abschnitt zeige ich dir 5 moderne Ideen, wie du Inhalte besser kommunizierst und sicherstellst, dass deine Botschaften bei den Stakeholdern wirklich ankommen.

Animierte User Stories: Wie du komplexe Inhalte fesselnd vermittelst

User Stories sind kurze, einfache Beschreibungen einer Funktion oder eines Prozesses aus Sicht des Nutzers. Sie helfen dabei, die Anforderungen und Bedürfnisse der Betroffenen zu verstehen und die Produkte oder Prozesse daran auszurichten. In vielen Projekten werden im Zuge der Anforderungsanalyse ohnehin bereits User-Personas erstellt. Warum also nicht diese Überlegungen nutzen, um die Abläufe und Anforderungen auch für die Stakeholder greifbar und nachvollziehbar zu machen? Mit etwas Kreativität verwandelst du deine User Story in eine fesselnde animierte Präsentation. Damit erstellst du quasi deine eigene “Sendung mit der Maus”, in der deine Nutzer-Personas das Projekt mit einfachen Worten erklären.

Projektleiterin Lucie könnte eine interaktive User Story nutzen, um den unterschiedlichen Typen in der Belegschaft eine Stimme zu geben. Beim Desk Sharing könnte es beispielsweise den konservativen Manfred geben, der sehr an seinem Arbeitsplatz hängt. Oder die flippige Kim, die sich darauf freut, unterschiedliche Plätze zu testen und sich mit Personen aus anderen Teams zu vernetzen. Indem Lucie diesen Personen eine Stimme gibt, fühlen sich die Mitarbeitenden verstanden und erkennen, dass ihre Ängste, Sorgen und Wünsche im Projekt berücksichtigt wurden.

Beispiel: So könnte eine animierte User Story für diesen Blogartikel aussehen

Walk-in Formate: Niederschwelliges Kommunikationsangebot

Ein Walk-In Format ist ein offener Termin in Präsenz, bei dem die Betroffenen spontan vorbeikommen können, um Fragen zu einem Projekt zu stellen oder sich über den aktuellen Stand zu informieren. So zeigst du deinen Stakeholdern, dass du ihre Anliegen ernst nimmst und Transparenz sowie Zugänglichkeit schätzt. Dieses Format fördert nicht nur das Vertrauen, sondern ermöglicht auch eine unmittelbare und effektive Klärung von Fragen und Bedenken, was für dein Projekt in jedem Fall von Vorteil ist.

Lucie könnte dieses Format nutzen, nachdem sie eine allgemeine Information zu den Management-Entscheidungen im Intranet veröffentlicht hat. Dadurch gibt sie ihren Kolleginnen und Kollegen die Möglichkeit, individuelle Fragen zu stellen oder persönliche Rückmeldung zu geben.

Digitale Q&A-Sessions: Effektive Projektkommunikation mit Microsoft Teams

Eine Q&A Session in Microsoft Teams (oder einer anderen Plattform für digitale Meetings) ist der virtuelle Gegenpart zur oben beschriebenen Walk-in Session. In einer digitalen Q&A-Session beantwortest du Projektfragen in Echtzeit und förderst den direkten Austausch. Die digitale Version des Walk-in Formats eignet sich besonders für große Unternehmen mit unterschiedlichen Standorten oder einem hohen Anteil an hybrider Arbeit. Auch bei Projekten mit vielen Beteiligten kann diese Methode sehr nützlich sein.

Interaktiver Zeitstrahl: Visualisiere deinen Projektfortschritt

Projektablaufpläne sind oft schwer zu durchschauen, vor allem für Personen, die nicht direkt beteiligt sind. Anstatt nur einen detaillierten Plan im Intranet zu posten, probiere einen interaktiven Zeitstrahl mit TikiToki. Dieser digitale Zeitstrahl zeigt alle wichtigen Projektphasen und Termine klar und übersichtlich. Deine Stakeholder können einfach durch die Phasen klicken und bekommen so ein besseres Bild vom Projektfortschritt. Sie sehen auf einen Blick, was als Nächstes passiert. Die Interaktivität des Zeitstrahls macht es für die Nutzer interessanter, sich mit den Informationen auseinanderzusetzen. Diese Form der Gamification sorgt dafür, dass alle Betroffenen besser informiert sind – ein direkter Beitrag zu deinem Projekterfolg.

Projektleiterin Lucie könnte einen interaktiven Zeitstrahl zu den nächsten Schritten erstellen. Eine der wichtigsten Fragen der Desk-Sharing-Betroffenen wird sicherlich sein: Wann geht es los und was passiert bis dahin? Ein interaktiver Zeitstrahl kann diese Informationen sehr gut und einfach vermitteln.

Gamification mit Genially: Infografiken zum Anklicken

Nicht nur Projektpläne, sondern auch andere Projektinformationen sind oft kompliziert und schwer zugänglich. Betriebsvereinbarungen, Nutzungsbedingungen oder Dienstanweisungen wirken häufig abschreckend. Das kannst du gezielt nutzen, um einen positiven Aha-Effekt bei deinen Adressaten zu erzielen. Nutze dafür einen Gamification-Ansatz und erstelle interaktive Grafiken zum Anklicken. Tools wie Genially eignen sich wunderbar dafür, trocken und komplexe Inhalte in ansprechende und leicht verständliche Darstellungen verwandeln. Nutzer können einzelne Elemente anklicken, um in ihrem eigenen Tempo mehr Details zu erfahren. Dadurch steigt die Chance, dass die Informationen wirklich wahrgenommen und verstanden werden, deutlich – weit mehr als beim bloßen Lesen eines Intranetartikels.

So könnte eine Interaktive Genially Grafik aussehen zu kreativen Methoden für die Projektkommunikation:

Diese moderne Methode zur Projektkommunikation begeistert unsere Projektleiterin Lucie. Das Desk Sharing eignet sich nämlich perfekt dafür! Lucie nimmt dafür eine Zeichnung von der neuen Bürolandschaft, ergänzt einzelne Elemente und vielleicht sogar ihre Personas, und hinterlegt dann weiterführende Informationen. So vermittelt sie alle wichtigen Inhalte, ohne dafür drei Seiten Fließtext ins Intranet zu stellen.

Weitere kreative Ideen für erfolgreiche Projektkommunikation

Zum Abschluss zeige ich dir noch einige weitere Möglichkeiten, wie du deine Projektkommunikation interessanter und ansprechender gestalten kannst. Diese Ansätze sind etwas anspruchsvoller und erfordern meist die Zusammenarbeit mit externen Experten, aber sie können deine Kommunikation erheblich bereichern.

Erkläre dein Projekt mit einem Video

Kleine, prägnante Videos eignen sich hervorragend, um wichtige Updates oder komplexe Themen einfach und verständlich zu präsentieren. Visuelle Inhalte ziehen die Aufmerksamkeit deiner Stakeholder auf sich und helfen dabei, Informationen klar und ansprechend zu vermitteln.

Sprich über dein Projekt in einem Podcast

Ein Projekt-Podcast bietet die Möglichkeit, regelmäßig über Fortschritte, Herausforderungen und Meilensteine zu berichten. Besonders in Zeiten von Remote-Arbeit ist ein Podcast eine flexible und persönliche Kommunikationsform, die bequem nebenbei gehört werden kann.

Erstelle virtuelle Rundgänge

Mit einem virtuellen Rundgang können deine Stakeholder den Projektfortschritt auf eine völlig neue Art erleben. In einer 3D-Umgebung können sie die wichtigsten Meilensteine und Entwicklungen interaktiv erkunden, was eine immersive und anschauliche Darstellung komplexer Projektinformationen ermöglicht.

Gestalte einen professionellen Projekt-Newsletter

Ein regelmäßiger, ansprechend gestalteter Newsletter, der aktuelle Updates, Erfolge und bevorstehende Meilensteine zusammenfasst, hält alle Stakeholder informiert und fördert das Gefühl der Teilhabe am Projekt.

Diese Methoden erfordern zwar etwas mehr Aufwand, bieten jedoch die Möglichkeit, deine Projektkommunikation deutlich abwechslungsreicher und effektiver zu gestalten.

Fazit: Kommunikation als Schlüssel zum Projekterfolg

Eine erfolgreiche Projektkommunikation erfordert mehr als nur das Vermitteln von Informationen. Die Art und Weise, wie du dein Projekt kommunizierst, kann den Unterschied ausmachen. Eine gut durchdachte und zielgruppenorientierte Projektkommunikation ist essenziell, um alle Beteiligten auf dem Weg zum Projekterfolg mitzunehmen.

Nutze die vorgestellten kreativen Ansätze, um deine Stakeholder zu informieren und zu begeistern. Ob durch interaktive Grafiken, animierte Zeitstrahlen oder innovative Q&A-Sessions – mit smarter Kommunikation legst du den Grundstein für den Erfolg deines Projekts.

Mit der richtigen Kommunikation schaffst du nicht nur Transparenz, sondern förderst auch das Engagement und die Akzeptanz bei deinen Stakeholdern.