Es gibt Momente, in denen alles zusammenkommt. Stress pur! Projektleiterin Jana zeigt, wie sie sich mit ChatGPT Luft verschafft und die Arbeitslast reduziert.
Inhalt
- Projektstress pur: Wenn alles gleichzeitig passiert
- Darum ist ChatGPT ein Gamechanger in stressigen Phasen
- Formulare ausfüllen: Ein notwendiges Übel
- Erfolgreiche Meetings: Intelligente Vorbereitung in Rekordzeit
- Info-Mails: Inhalte schnell strukturieren
- Erinnerungs-Mails höflich formulieren
- Fazit: So hilft dir ChatGPT in stressigen Projektphasen
Projektstress pur: Wenn alles gleichzeitig passiert
Eine Situation die vermutlich jeder Projektmanager kennt: Die Deadline naht und das Chaos beginnt. Abstimmungsschleifen, Meetings, Dokumentationen – die Zeit rennt davon und du weißt nicht mehr, wo dir der Kopf steht. In solchen stressigen Phasen kann ChatGPT dein wichtigster Verbündeter werden. In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie KI dich in stressigen Situationen unterstützt und dien Arbeitslast reduziert.
Stress im Projektmanagement: Der Use Case
Jana steht kurz vor dem Go Live eines Projekts. Die Datenschutz-Dokumentation muss dringend fertig werden, das Team hat Fragen und die Belegschaft wartet auf ein Update im Intranet. Und jetzt fällt auch noch ein Teammitglied mit einer heftigen Erkältung aus. Jana ist kurz davor zu verzweifeln, bis sie eine geniale Idee hat: ChatGPT muss einspringen und die Rolle ihrer Assistentin übernehmen!
Darum ist ChatGPT ein Gamechanger in stressigen Phasen
In stressigen Projektphasen häufen sich die Aufgaben. Alles muss gleichzeitig geschehen und als Projektmanagerin weißt du nicht mehr, wo dir der Kopf steht. Während du nach passenden Formulierungen für nervige Dokumentationen suchst, verschiebt sich der Feierabend immer weiter nach hinten. Die Überstunden rutschen in den roten Bereich.
Genau in solchen Situationen können KI-Chatbots eine große Hilfe sein. ChatGPT generiert eine Vielzahl unterschiedlicher Inhalte und gilt Hilfestellung bei kniffligen Fragen. Wenn du die KI an den richtigen Stellen für dich arbeiten lässt, setzt du Kapazitäten frei und kannst dich auf strategisch wichtige Aufgaben konzentrieren.
Projektleiterin Jana experimentiert schon seit der ersten Stunde mit generativer KI und weiß genau, wie sie ChatGPT nutzen kann, um ihre Arbeit schneller zu erledigen. In diesem Blogbeitrag zeigen wir dir Janas beste Tipps zum Einsatz von generativer KI in stressigen Projektphasen.
Formulare ausfüllen: Ein notwendiges Übel
Formulare auszufüllen zu den lästigsten Aufgaben eines Projektmanagers, davon ist Jana überzeugt. Davon gibt es leider eine ganze Menge: Datenschutzanmeldung, Betriebsratsfreigabe oder der berüchtigte Projektstatusbericht. In allen Fällen muss Jana als Projektleiterin fleißig in die Tasten hauen, ohne dass es ihre Projekte konkret voranbringt. Was in normalen Zeiten schon anstrengend ist, wird in arbeitsintensiven Phasen zum echten Stressfaktor.
Projektleiterin Jana lässt Formulare mit ChatGPT generieren
Statt Zeit mit dem Ausfüllen von Standardformularen zu verlieren, befüllt Jana die Felder in wenigen Minuten mit ChatGPT. Dazu nennt sie dem KI-Chatbot den Zweck des Formulars und die wichtigsten Stichworte. Anschließend formuliert ChatGPT daraus einen logisch strukturierten Text, den sie im Optimalfall eins zu eins in das Formular kopieren kann.
Das Schöne an Formularen ist, dass diese in der Regel nur von einem kleinen, fachlich interessierten Personenkreis gelesen werden. Gute Storylines oder besonders ausgefeilte Formulierungen werden hier nicht benötigt. Den Output von ChatGPT noch manuell aufzuhübschen wäre in diesem Fall die berühmten letzten 5%, die nur einen geringen Mehrwert bringen aber nochmal sehr viel mehr Arbeitsaufwand verursachen.
Ein Fallbeispiel: Jana lässt eine Interessenabwägung von ChatGPT formulieren
Wir haben auf dem Blog bereits mehrfach darüber berichtet, dass Jana ein neues digitales Besuchermanagement einführen soll. Dieses Beispiel möchten wir auch hier aufgreifen.
Darum geht es: Datenschutz-Formular für einen neuen digitalen Prozess
Das Besuchermanagementsystem regelt den Zutritt von betriebsfremden Personen auf das Firmengelände. Besucher können sich online Registrieren und erhalten dann vor Ort an den Zugangspforten einen Besucherausweis. Janas Firma möchte nachvollziehen, welcher Wachmann den Besucherausweis ausgegeben hat. Dazu sollen Datum, Uhrzeit und der Name des Wachmanns protokolliert und archiviert werden. Das Problem an der Sache: Es gibt keine explizite Rechtsgrundlage, die die Firma auffordert, dies zu tun. Der Datenschutzbeauftragte fordert daher eine dokumentierte Interessenabwägung, bevor er dem Prozess zustimmt.
Interessenabwägung durch ChatGPT: So geht Jana vor
In einer Welt vor 2022 hätte Jana sich an ihren Schreibtisch gesetzt, ein Brainstorming und eine Internetrecherche gemacht und dann versucht, ihre Gedanken logisch strukturiert so niederzuschreiben, dass sie grünes Licht vom Datenschutz bekommt. Mit der Unterstützung von ChatGPT läuft vieles davon automatisiert. So geht’s:
Jana nutzt vorhandene Informationen in ihrem Prompt an ChatGPT
Vorschriften wie die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind europaweit gültig. Jana notiert sich den Paragrafen, der eine Interessenabwägung vorschreibt, damit ChatGPT sofort versteht, was sie braucht. In diesem Fall ist das Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f der DSGVO.
Jana formuliert einen Prompt an ChatGPT
Dieser könnte zum Beispiel so lauten: „Meine Firma möchte ein digitales Besuchermanagementsystem einführen. Besucher werden an einer Pforte von einem Wachmann registriert. Dabei sollen der Name des Wachmanns, sowie das Datum und die Uhrzeit des Zutritts protokolliert werden. Es gibt dafür keine einschlägige Rechtsgrundlage, so dass ich eine Interessenabwägung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO formulieren muss. Überlege, wie eine Interessenabwägung standardmäßig aussieht und welche konkreten Aspekte hier relevant sind. Formuliere es so, dass es den Datenschutzbeauftragten überzeugt.“
Das Ergebnis kopiert Jana in das Formular
Anschließend überträgt Jana den KI-generierten Text in das Formular und sendet es an den Datenschutzbeauftragten.
Erfolgreiche Meetings: Intelligente Vorbereitung in Rekordzeit
Während Jana noch dabei ist, das Datenschutzformular zu finalisieren, steht das nächste Meeting an. Sie hat einen Termin mit dem Controlling, um über die interne Kostenverrechnung für das neue Besuchersystem zu sprechen. Jana hat den Termin proaktiv eingestellt, weil es im Unternehmen unterschiedliche Meinungen darüber gibt, wer zukünftig die laufenden Kosten der Software bezahlen soll.
Jetzt hat sie nur ein Problem: Sie hatte überhaupt keine Zeit, sich auf das Meeting vorzubereiten. Kurz überlegt sie, den Termin zu verschieben. Aber aufgrund der bevorstehenden Herbstferien würde das eine Verzögerung von mehreren Wochen bedeuten. Zeit, die Jana in dieser Phase des Projekts nicht hat.
Jana lässt sich von ChatGPT zum Meeting briefen
Als Jana dieses Mal das Chat Fenster von ChatGPT öffnet, hat sie zwei Ziele:
- Sie möchte sich einen schnellen Überblick verschaffen zu dem Thema, damit sie sich mit dem Vertreter aus der Finanzabteilung auf Augenhöhe unterhalten kann.
- Zusätzlich braucht sie einen groben Plan für das Meeting, damit sie keine wichtigen Fragen und Aspekte vergisst.
Diese Prompts verwendet Jana für die schnelle Vorbereitung auf ihr Meeting
Teil 1: Jana bittet ChatGPT, ihr den Sachverhalt für Dummies zu erklären. Dazu gibt sie dem KI-Chatbot ein paar allgemeine Stichworte zu ihrem Projekt und verlässt sich ansonsten auf das antrainierte Wissen der generativen KI.
Ich möchte in einem mittelständischen deutschen Konzern (2.000 Mitarbeitende) eine Besuchermanagement-Software einführen. Es ist unklar, wer die laufenden Kosten (Lizenzen, Wartung) tragen soll, da mehrere Abteilungen profitieren. Erkläre mir, was ich über interne Kostenverrechnung und Buchhaltung wissen muss. Unterscheide auch, was ggf. gesetzliche Vorgaben sind und wo eine GmbH eigenen Handlungsspielraum hat.
Teil 2: Jana lässt von ChatGPT eine Checkliste generieren mit den wichtigsten Fragen für ihr Meeting. So stellt sie sicher, dass sie alle wichtigen Themen mit der Finanzabteilung klärt.
Ich habe jetzt ein Meeting mit der Finanzabteilung zur Kostenverrechnung für das Besuchermanagement. Welche Fragen sollte ich stellen bzw. klären? Erstelle eine Checkliste mit allen relevanten Fragen sowie erklärenden Hintergrundinfos für mich. Denke daran, dass ich wenig Ahnung von Finanzen habe und halte das Level einfach.
Mit dieser Vorbereitung wird Janas Meeting ein Erfolg. Sie verabredete sich auf eine Vorgehensweise mit der Finanzabteilung und kann damit einen wichtigen Punkt von ihrer To-Do-Liste abhaken.
Info-Mails: Inhalte schnell strukturieren
Auf dem Rückweg vom Mittagessen begegnet Jana einem Kollegen aus der Sicherheitsabteilung. Er erkundigt sich nach dem aktuellen Stand der Software-Einführung und erinnert Jana daran, dass die Mitarbeitenden aus dem Werksschutz auf eine offizielle Infomail zum Projekt warten. Gestresst hetzt Jana zurück an ihren Arbeitsplatz. Diese Mail wollte sie schon letzte Woche schreiben und hatte es komplett vergessen.
Wieder einmal muss sie priorisieren, denn Informationen sind in dieser Phase des Projekts ein sehr wichtiger Bestandteil. Bis zur nächsten Besprechung bleiben Jana noch zwanzig Minuten. Jana nutzt die Zeit, um einige Stichworte für den Inhalt der Mail zu notieren. Dann hat sie eine geniale Idee: Vielleicht kann ChatGPT ihr ja auch in dieser Situation weiterhelfen? Kurzerhand zückt sie das iPhone und fotografiert ihre Notizen für den KI-Chatbot.
Dazu schreibt sie:
Das Ergebnis kann sich sehen lassen. Jana kopiert den Text in eine neue E-Mail und speichert ihn, um ihn später abzusenden.
Erinnerungs-E-Mails höflich formulieren
Im Nachmittags-Meeting beschwert sich das Projektteam bei Jana darüber, dass der Informationssicherheitsbeauftragte sich nicht rührt. Die letzten beiden Mails zum neuen Besuchermanagement hat er ignoriert, so dass bis heute keine offizielle Freigabe vorliegt. Jana nimmt diesen Punkt mit auf ihre To-Do-Liste und wird das jetzt als Projektleiterin persönlich eskalieren.
Ein richtiger Schritt, denn als Projektleiterin muss sie genau in solchen Situationen Verantwortung übernehmen. Für Jana bedeutet es jedoch Mehraufwand. In dieser Situation ist es nicht damit getan, einen Satz zu tippen und die E-Mail zu versenden. Jana muss den richtigen Ton treffen, die Dringlichkeit deutlich machen und trotzdem höflich und professionell bleiben. Eine Herausforderung, die regelmäßig viel Zeit kostet. Auch dafür nutzt Jana in der stressigen Projektphase ChatGPT.
Erinnerungsmail: Was Jana eigentlich sagen möchte
Dafür tippt sie das, was sie dem Informationssicherheitsbeauftragen eigentlich sagen möchte, ganz unverblümt in das Chatfenster. Zum Beispiel so:
Für die Einführung des Besuchermanagements fehlt immer noch deine Freigabe. Mein Team hat bereits zwei Mails geschrieben und du ignorierst sie. Das geht so nicht. Ich erwarte, dass du dich jetzt sofort damit befasst. Wenn sich unser Projekt wegen dir verzögert, werde ich das über unsere Vorgesetzten eskalieren (aber soweit muss es ja nicht kommen). Also komme in die Gänge und kümmere dich um deine Aufgaben!
ChatGPT Prompt für professionell-höfliche E-Mails
Als einleitenden Prompt für ChatGPT nutzt Jana diese Formulierung, um aus ihren emotionalen und deutlichen Notizen einen professionell-höflichen Text zu generieren.
Generiere eine professionell-höfliche E-Mail an meinen deutschen Arbeitskollegen. Verwende professionelle Umgangssprache. Es ist wichtig, dass die Mail der Business-Netiquette entspricht und freundlich ist. Achte darauf, dass meine Kernaussagen deutlich rüberkommen (Show don’t tell). Hier meine Notizen dazu: …
So erhält Jana im nu einen vorzeigbaren Textentwurf, den sie nur noch abschicken muss.
Fazit: So hilft dir ChatGPT in stressigen Projektphasen
In hektischen Projektphasen erweist sich ChatGPT als echter Helfer. Er erledigt zeitraubende Aufgaben wie das Ausfüllen von Formularen oder die Vorbereitung von Besprechungen für dich. So kannst du dich auf die wichtigen Dinge konzentrieren.
Die KI passt sich dabei flexibel deinem Arbeitsstil an und liefert schnell Ergebnisse. Das spart dir Zeit, die du dringend brauchst, um fokussiert und produktiv zu bleiben. Wer ChatGPT clever nutzt, schafft auch herausfordernde Phasen ohne zusätzlichen Stress.
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