Bessere Präsentationen in kürzerer Zeit: Nutze KI-Tools, um Inhalte passgenau aufzubereiten, überzeugend zu visualisieren und dein Publikum nachhaltig anzusprechen.
Inhalt
- Komplexe Inhalte, wenig Zeit: Präsentationen im Arbeitsalltag
- Der Use Case: Jana braucht eine Entscheidungsvorlage für das Management
- Diese Faktoren machen eine Präsentation überzeugend
- Präsentation erstellen mit KI: So helfen ChatGPT und M365 Copilot
- Prompte noch zielgenauer: Beziehe die Art der Präsentation ein
- Fazit: Präsentationen erstellen war noch nie so einfach
- ChatGPT Cheat Sheet zum kostenlosen Download
Komplexe Inhalte, wenig Zeit: Präsentationen im Arbeitsalltag
Eine gute Präsentation ist kein Selbstzweck. Sie soll Mehrwerte schaffen, komplexe Informationen verständlich machen und dein Publikum überzeugen. Doch die Realität sieht oft anders aus.
Präsentationen geraten im hektischen Arbeitsalltag zwischen Meetings, E-Mails und dringenden Aufgaben schnell ins Hintertreffen. Das Ergebnis? Überladene Folien, wenig Struktur und eine Botschaft, die untergeht.
Moderne KI-Tools wie ChatGPT und M365 Copilot können dir dabei helfen, diesen Prozess zu vereinfachen. Mit der richtigen Herangehensweise unterstützen dich KI-Tools gezielt und du sparst wertvolle Zeit.
In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du mit ChatGPT und M365 Copilot gute Powerpoint Präsentationen erstellst in kurzer Zeit. Bist du bereit? Dann lass uns direkt starten!
Der Use Case: Jana braucht eine Entscheidungsvorlage für das Management
Projektleiterin Jana ist im Unternehmen für Digitalisierungsstrategien verantwortlich. Gemeinsam mit ihrem Team möchte sie ein Pilotprojekt starten, um einen KI-Chatbot für die Mitarbeitenden auf dem Flughafenvorfeld einzuführen. Der Chatbot soll Sicherheitsanweisungen schneller und verständlicher vermitteln.
Für das Pilotprojekt benötigt Jana Ressourcen und ein fünfstelliges Budget. Bevor sie starten kann, muss sie diese Idee im Projektsteuerkreis pitchen. Eine aussagekräftige Präsentation ist also Pflicht.
Zur Vorbereitung der Präsentation reserviert sich Jana nachmittags eine Stunde und beginnt mit dem Brainstorming. Sie schreibt erste Ideen für ihre Präsentation nieder, doch schnell wird klar: Das Ausarbeiten der Inhalte und die passende Visualisierung dauern länger als gedacht. Welche Folien braucht sie? Wie strukturiert sie die Inhalte? Und wie bleibt die Botschaft klar und überzeugend? All das ist in der vorhandenen Zeit kaum zu schaffen. Deshalb greift Jana zu ChatGPT und M365 Copilot.
Diese Faktoren machen deine Präsentation überzeugend
Um zu verstehen, an welchen Stellen dir KI-Tools bei Präsentationen helfen können, schauen wir uns zunächst an, was eine gute Präsentation ausmacht. Diese Punkte gelten immer – unabhängig davon, ob du deine PowerPoint Folien mit KI erstellst oder nicht.
Zielgruppenorientierung
Denke an dein Publikum: Welche Infos brauchen sie, was ist relevant? Zeige nur, was für sie wichtig ist, wähle die passende Informationstiefe und passe deine Sprache an die Zielgruppe an.
Überzeugende Storyline
Nimm dein Publikum an die Hand und führe sie nach und nach durch den Sachverhalt. Baue die Präsentation logisch auf: Wo stehen wir, was ist das Problem, was ist die Lösung?
Fokus auf das Wesentliche
Weniger ist mehr: Jede Folie sollte eine Hauptaussage haben. Nutze einfache Worte, kurze Sätze und wenig Text, damit man alles schnell versteht. Schreibe Hintergrundinfos in die Notizen, so wirkst du perfekt vorbereitet.
Visuelle Inhalte
Nutze Bilder, Grafiken und Diagramme statt Text. Zahlen wirken besser, wenn sie sichtbar sind. So versteht dein Publikum die Inhalte schneller.
Klare Botschaften
Schließe mit einem klaren Fazit und einer Handlungsempfehlung. Das reduziert Missverständnisse und stellt sicher, dass das Ergebnis deiner Präsentation in Erinnerung bleibt.
Präsentation erstellen mit KI: So helfen ChatGPT und M365 Copilot
Nachdem wir die Basics geklärt haben, was eine gute Präsentation ausmacht, gehen wir zurück zum Use Case von Projektleiterin Jana. Sie sitzt immer noch an ihrer Entscheidungsvorlage für das Management und nutzt dafür jetzt KI. Wir zeigen dir Schritt für Schritt, wie sie dabei vorgeht.
Schritt 1: Zielgruppe verstehen
Als Erstes legt Jana den Fokus auf ihre Zielgruppe, das Entscheidungsgremium des Projektsteuerkreises. Im Dialog mit ChatGPT arbeitet sie heraus, welche Informationen diesen Personenkreis überzeugen.
Ich möchte ein Digitalisierungsprojekt starten. Dabei geht es um die Einführung eines KI-Chatbots, der unseren Mitarbeitenden die Sicherheitsregeln auf dem Flughafen-Vorfeld erklärt. Dafür benötige ich Personalressourcen sowie 150.000 Euro. Die Entscheidung über das Projekt trifft das Management im Projektsteuerkreis. Hilf mir, diese Zielgruppe besser zu verstehen. Stelle mir dazu fünf gezielte Fragen, um die Erwartungen, Bedürfnisse und möglichen Bedenken des Management-Entscheidungsgremiums besser zu verstehen.
Mit M365 Copilot ergänzt Jana im nächsten Schritt noch konkrete Informationen aus ihren E-Mails, Chatnachrichten und Dokumenten, die in der Microsoft Cloud liegen. So erhält sie Kontext, den sie für ihre Präsentation nutzen kann.
Analysiere meine letzten Teams-Chatverläufe und E-Mails zum Pilotprojekt „KI Chatbot für Sicherheitsregeln“ und identifiziere die wichtigsten Fakten und Argumente, die für die Managementebene relevant sind.
Schritt 2: Strategie entwickeln
Jetzt, wo Jana weiß, mit wem sie es zu tun hat, entwickelt sie eine konkrete Strategie. Sie bittet ChatGPT um Hinweise, welche Inhalte für diese Zielgruppe wirklich relevant sind, und in welcher Detailtiefe sie diese Informationen präsentieren sollte.
Erstelle mir eine kurze Liste von Präsentationsinhalten, die für ein Managementgremium besonders relevant sind, um über die Freigabe eines fünfstelligen Budgets zu entscheiden. Bitte schlage mir auch vor, wie tief ich auf technische Details eingehen sollte.
Schritt 3: Storyline skizzieren
Aus diesen Vorüberlegungen erstellt Jana eine grobe inhaltliche Struktur für ihre Präsentation. Sie nutzt ChatGPT, um Vorschläge für einen logisch strukturierten Aufbau zu erhalten.
Erstelle ein Storyboard für meine Präsentation. Beschreibe nach und nach, wie ich die Präsentation so aufbaue, dass sie meine Zielgruppe überzeugt.
Schritt 4: Inhalte erstellen
Auf Grundlage des Storyboards arbeitet Jana die Inhalte weiter aus. ChatGPT kommt dabei als Ideengeber zum Einsatz.
Analogien und Beispiele integrieren
Jana holt sich Inspiration bei ChatGPT, wie sie Zahlen, Daten und Fakten zum geplanten Chatbot verständlich erklären kann. Dafür nutzt sie Analogien und Beispiele, die ChatGPT ihr vorschlägt.
Nenne mir 10 einschlägige Beispiele und Analogien, mit denen ich die Funktionsweise und den Mehrwert des KI-Chatbots beim Management verständlich machen kann.
Emotionen erzeugen
Neben reinen Fakten möchte Jana mit ihrer Präsentation Emotionen erzeugen. Das ist wichtig, um das Gremium nicht nur rational, sondern auch emotional abzuholen. Auch dafür holt sie sich Inspiration von ChatGPT.
Schlage mir 5 kurze Anekdoten oder emotionale Beispiele vor, mit denen ich unser Projekt so darstellen kann, dass das Management den Mehrwert auch auf persönlicher Ebene erkennt.
Firmenkontext ergänzen mit M365 Copilot
Um spezifische, interne Zahlen oder bereits diskutierte KPIs einzubinden, nutzt Jana M365 Copilot. Dieser hat Zugriff auf interne Dokumente und kann direkt passendes Material liefern.
Analysiere meine letzte Budgetplanung und die im SharePoint abgelegte Projektübersicht. Identifiziere daraus drei finanzielle Kennzahlen, die für meine Entscheidungspräsentation relevant sind.
Schritt 5: Inhalte anschaulich darstellen
Nun geht es an die optische Gestaltung. Jana will das Management überzeugen mit gut strukturierten Folien und verständlichen Inhalten. Sie nutzt ChatGPT, um Inhalte zu generieren und verständlich aufzubereiten.
Prägnante Formulierungen finden
Jana nutzt KI, um die wichtigsten Kerninhalte für ihre Präsentation zu formulieren.
Ermittle aus diesem Text die drei wichtigsten Stichpunkte und formuliere sie so, dass sie das Top Management in meiner Firma überzeugen. [Text hier einfügen]
Überschriften optimieren
Jana ist Projektleiterin – keine originäre Kommunikations-Spezialistin. Das Formulieren von prägnanten Überschriften stellte sie in der Vergangenheit immer wieder vor Herausforderungen. Jetzt nutzt sie ChatGPT, um sich verschiedene Varianten für aussagekräftige Folienüberschriften generieren zu lassen. Das Ziel: Die Überschriften in ihrer Präsentation sollen Neugier wecken und das Thema auf den Punkt bringen.
Schlage mir fünf kurze, einprägsame Überschriften für die Einleitung meiner Präsentation vor, die das Thema ‚KI-Chatbot für Sicherheitsanweisungen‘ klar vermitteln.
Textformat anpassen
Als Vorüberlegung zum Projekt hat Jana mit ihrem Team stichwortartig notiert, welchen Nutzen der KI-Chatbot für die Vorfeld-Mitarbeitenden hat und welche Faktoren bei der Implementierung relevant sind. Diese Stichworte überführt sie mit ChatGPT in eine strukturierte Tabelle.
Wandle diesen Text in eine übersichtliche Tabelle um. Erstelle dazu drei Spalten mit den Bezeichnungen ‚Herausforderung‘, ‚Lösung‘ und ‚Nutzen‘ und trage die jeweiligen Inhalte entsprechend ein: [Text einfügen].
Bilder und Grafiken einfügen
Eine überzeugende Präsentation lebt von visuellen Elementen. Jana fehlen an diesem Nachmittag jedoch Ideen, wie sie dieses komplexe Thema gut verständlich mit Bildsprache darstellen kann. Auch dafür greift sie zu ChatGPT und lässt sich Ideen geben, wie sie komplexe Daten als Diagramm, Infografiken oder vereinfachtes Schema darstellen kann.
Schlage mir drei Visualisierungsideen vor, wie ich die Einsparung von Zeit und Ressourcen durch unseren KI-Chatbot zu verdeutlichen kann im Vergleich zum Status Quo.
Passende Bilder generiert Jana direkt mit der KI, zum Beispiel so:
Erstelle ein Bild von einem digitalen Sicherheits-Tutor auf dem Vorfeld eines Flughafens.
Daten, die sie in Excel zur Verfügung hat, bereitet sie mit M365 Copilot automatisch auf.
Erstelle ein Kreisdiagramm aus den Daten in Spalte A2:E20.
Erklärende Bildunterschriften generieren
Auch kurze Beschreibungstexte für Grafiken lässt Jana von ChatGPT generieren. Zum Beispiel so:
Formuliere eine kurze, prägnante Bildunterschrift für das Diagramm, die den Zusammenhang zwischen Schulungszeit und effizientem KI-Einsatz verdeutlicht.
Schritt 6: Feintuning der Präsentation
Zum Schluss geht Jana in das Feintuning. Sie lässt sich von Microsoft Copilot Feedback geben, indem sie die KI bittet, aus Sicht eines fiktiven Managementmitglieds Schwächen der Präsentation aufzuzeigen. So erkennt sie mögliche Schwachstellen und kann die Präsentation vor dem finalen Pitch-Termin optimieren.
Stelle dir vor, du bist Mitglied im Management Board eines mittelständischen deutschen Konzerns. Bewerte meine Präsentation aus der Sicht eines Managemententscheiders. Welche Folien wirken noch unklar, was sollte ich verbessern, um dich zu überzeugen?
Bist du gestresst im Job?
Dann erfahre hier, wie du deine Aufgaben mit KI effizient erledigst. Erledige Routineaufgaben schneller mit ChatGPT und M365 Copilot, damit du endlich wieder Zeit hast für die wichtigen Dinge.
Fokus auf relevante Inhalte
Last but not least prüft Jana ihre Präsentation nochmals auf Relevanz. Sie bittet Microsoft Copilot, redundante Informationen zu identifizieren und schlägt so final die Brücke zu einer optimierten Endversion.
Analysiere meine Präsentation und identifiziere redundante oder weniger relevante Inhalte, die nicht direkt auf das Ziel meiner Präsentation einzahlen. Fokussiere dabei auf die folgenden Schwerpunkte: klare Botschaften, logischer Aufbau und zielgruppenorientierte Inhalte. Schlage präzise Änderungen oder Kürzungen vor, um die Präsentation schlanker und überzeugender zu machen
Grundsätzlich kann auch ChatGPt diese Funktion übernehmen. Je nach Präsentationsinhalt könnte das jedoch kritisch sein in Hinblick auf Datenschutz und Informationssicherheit.
Mache dich mit den internen Richtlinien in deinem Unternehmen vertraut, bevor du ChatGPT für deinen Job nutzt. Das gilt insbesondere, wenn du dafür einen privaten Account verwendest.
In Rekordgeschwindigkeit ans Ziel
Jana hat es geschafft: Mit ChatGPT und M365 Copilot hat sie ihre Präsentation klar strukturiert, viel Zeit beim Schreiben und Gestalten gespart und genau die richtigen Punkte für ihr Publikum getroffen. Dank gezielter Prompts bekam sie schnell hilfreiche Vorschläge, ohne stundenlang an Details zu feilen oder alles selbst zu recherchieren. Am Ende hat sie eine überzeugende Entscheidungsvorlage erstellt, die sowohl sachlich als auch emotional überzeugt.
Prompte noch zielgenauer: Beziehe die Art der Präsentation ein
Damit deine Prompts zu noch besseren Ergebnissen führen, haben wir dir hier noch eine Übersicht zu den wichtigsten Präsentations-Arten zusammengestellt. Nenne diese Begriffe in deinen Prompts an ChatGPT und M365 Copilot für einen noch klareren Fokus.
Entscheidungsvorlage
Eine Entscheidungsvorlage ist eine Präsentation, die relevante Informationen, Argumente und Handlungsempfehlungen so aufbereitet, dass Entscheidungsträger rasch eine fundierte, strategische Entscheidung treffen können.
Zielgruppe
Personen oder Gruppen im Unternehmen, die im Kontext deiner Organisation Gelder und Ressourcen freigeben, Strategien definieren oder über inhaltliche Vorgehensweisen entscheiden. z. B. Management, Führungskräfte oder Investoren.
Darauf kommt es an
Strukturierte Darstellung der Ausgangslage, klare Alternativen, nachvollziehbare Argumentation und faktenbasierte Empfehlungen, um die Entscheidungsfindung effizient zu unterstützen.
Management Summary
Eine Management Summary ist eine stark verdichtete Präsentation, die Führungskräften in kürzester Zeit die wichtigsten Informationen, Ergebnisse und Kernaussagen eines Vorhabens oder Projekts liefert.
Zielgruppe
Führungskräfte und Stakeholder auf hoher Ebene, die innerhalb weniger Minuten einen fundierten Überblick benötigen.
Darauf kommt es an
Konzentration auf das Wesentliche, klare Kernbotschaften, logische Struktur und ein verständlicher, roter Faden, um ohne Detailtiefe einen schnellen Einblick zu ermöglichen.
Schulungspräsentation
Eine Schulungspräsentation vermittelt Fachwissen oder Fähigkeiten in einer klaren, praxisorientierten Struktur, sodass Teilnehmende die Inhalte nachhaltig verstehen und anwenden können.
Zielgruppe
Mitarbeitende, Auszubildende oder Kursteilnehmende, die neues Wissen erlernen oder vorhandene Kompetenzen vertiefen.
Darauf kommt es an
Didaktisch sinnvoller Aufbau, praxisnahe Beispiele, interaktive Elemente und ein eindeutiges Lernziel, um Wissen verständlich und nachhaltig zu verankern.
Pitch Präsentation
Eine Pitch Präsentation ist eine kurze, prägnante Darstellung einer Geschäftsidee, eines Produkts oder eines Projekts, die potenzielle Investoren, Kunden oder Entscheider innerhalb kürzester Zeit überzeugen soll.
Zielgruppe
Kunden, Investoren, Geschäftspartner, Lenkungskreis oder Entscheider, die eine schnelle, überzeugende Übersicht benötigen.
Darauf kommt es an
Klare Kernbotschaft, ansprechende Visualisierungen und ein starker Fokus auf Mehrwert und Alleinstellungsmerkmale, um Interesse zu wecken und zum Handeln zu motivieren.
Statusbericht
Ein Statusbericht ist eine Präsentation, die den aktuellen Fortschritt, Herausforderungen und nächste Schritte eines Projekts oder Vorhabens transparent und nachvollziehbar zusammenfasst.
Zielgruppe
Projektteams, Führungskräfte, Auftraggeber oder Stakeholder, die den Projektverlauf verfolgen.
Darauf kommt es an
Übersichtliche Darstellung relevanter Kennzahlen, klare Darstellung von Erfolgen und Problemen sowie realistische Ausblicke auf die kommenden Schritte, um informierte Entscheidungen zu ermöglichen.
Einführung einer neuen Strategie oder eines neuen Prozesses
Eine Präsentation zur Einführung einer neuen Strategie oder eines neuen Prozesses erläutert die Hintergründe, Ziele und Umsetzungsschritte so, dass alle Beteiligten diese verstehen, akzeptieren und erfolgreich umsetzen können.
Zielgruppe
Unternehmensleitung, Abteilungen oder gesamte Teams, die die neue Ausrichtung verstehen und unterstützen sollen.
Darauf kommt es an
Verständliche Erläuterung des „Warum“ und „Wie“, praxisnahe Beispiele, klare Rollen und Verantwortlichkeiten sowie ein motivierender Einstieg, um Veränderungsbereitschaft zu fördern.
Ergebnispräsentation
Eine Ergebnispräsentation zeigt die wesentlichen Erkenntnisse, Schlussfolgerungen und Handlungsoptionen eines abgeschlossenen Projekts, einer Analyse oder Untersuchung in verständlicher und strukturierter Form auf.
Zielgruppe
Mitarbeitende, Führungskräfte oder Stakeholder, die die Resultate zur weiteren Entscheidungsfindung oder Optimierung nutzen.
Darauf kommt es an
Klare Darstellung von Daten und Fakten, leicht nachvollziehbare Interpretation und konkrete Empfehlungen, um Nutzen aus den Ergebnissen zu ziehen.
Projektabschlusspräsentation
Eine Projektabschlusspräsentation fasst den gesamten Projektverlauf, die erreichten Ziele, die erzielten Ergebnisse und die gewonnenen Erkenntnisse so zusammen, dass die Organisation für künftige Projekte davon profitieren kann.
Zielgruppe
Projektbeteiligte, Auftraggeber und Management, die einen umfassenden Rückblick und Nutzen aus den Projekterfahrungen ziehen wollen.
Darauf kommt es an
Klare Darstellung der Projektziele, erzielten Resultate, Lessons Learned und eine nachvollziehbare Übersicht über den Einsatz der Ressourcen, um einen Mehrwert für künftige Vorhaben zu schaffen.
Risikoanalyse und Bewertung
Eine Risikoanalyse-Präsentation identifiziert potenzielle Risiken, bewertet deren Auswirkungen und empfiehlt wirksame Maßnahmen zur Risikominderung oder -kontrolle.
Zielgruppe
Compliance-Teams, Führungskräfte oder andere Stakeholder, die verantwortungsvolle Entscheidungen im Umgang mit potenziellen Gefahren treffen müssen.
Darauf kommt es an
Strukturierte Darstellung von Risiken, verständliche Visualisierungen (z. B. Risikomatrizen), fundierte Bewertung und konkrete Handlungsempfehlungen, um die Entscheidungsfindung zu unterstützen.
Innovations- oder Ideenpräsentation
Eine Innovations- oder Ideenpräsentation zeigt neue Konzepte, Produkte oder Prozesse auf, die das Unternehmen voranbringen, indem sie deren Potenzial, Machbarkeit und Mehrwert prägnant erläutert.
Zielgruppe
Führungskräfte, Entwicklungsteams oder Investoren, die ein Interesse an zukunftsorientierten Ansätzen haben.
Darauf kommt es an
Überzeugende Argumentation für die Idee, klare Darstellung des Nutzens, logische Herleitung der Umsetzungsstrategie und ansprechende Visualisierung, um Entscheidungsträger für die Weiterverfolgung zu gewinnen.
Fazit: Präsentationen erstellen war noch nie so einfach
Der Einsatz von KI bei der Erstellung von Präsentationen verändert den gesamten Arbeitsprozess: Weniger Routineaufwand, mehr Fokus auf die entscheidenden Inhalte. ChatGPT und M365 Copilot unterstützen dich dabei, den roten Faden klar herauszuarbeiten und deine Folien optisch ansprechender zu gestalten. So überzeugst du dein Publikum schneller und sicherer. Das zeigt auch der Use Case von Projektleiterin Jana: Statt stundenlang passende Beispiele oder komplexe Kennzahlen manuell zusammenzutragen, erhält sie mit KI rasch Vorschläge, die auf ihre Zielgruppe zugeschnitten sind. Dadurch kann Jana ihre Energie auf die Kernbotschaften konzentrieren. Das Ergebnis sind klar strukturierte Folien, ein professionelles Gesamtbild und ein entscheidender Mehrwert für alle Beteiligten.
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