Als Projektleiterin setze ich auf ChatGPT und Microsoft Copilot, um meine Aufgaben schneller zu erledigen und Projekte effizient zu steuern.
Hi, ich bin Jana.
Ich zeige dir, wie ich künstliche Intelligenz in meinen Arbeitstag als Projektleiterin integriere und damit erheblich Zeit und Ressourcen spare!
KI unterstützt mich dabei,
in meinen Projekten den Überblick zu behalten,
E-Mails und Teams Nachrichten zu organisieren,
Meetings vorzubereiten und
Inhalte logisch und verständlich zu kommunizieren.
Auf dieser Seite zeige ich dir meine besten Use Cases für die Nutzung von ChatGPT im Projektmanagement. Ich erkläre, in welchen Fällen Microsoft Copilot für Projektleiter einen Mehrwert bringt und wie ich meine Projektaufgaben mit Hilfe künstlicher Intelligenz viel schneller erledige als andere.
Lass dich inspirieren und profitiere von meinen Praxisbeispielen für KI im Projektalltag, damit du endlich wieder mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben hast!
Auf dem Weg zur Arbeit
Wenn ich mich ins Auto setze, habe ich meistens schon total viele Themen im Kopf. Je nachdem, was mich gerade umtreibt, nutze ich die Sprachfunktion von ChatGPT, um meine Gedanken mit der KI zu besprechen oder Last-Minute-Tipps zu erhalten.
Beispiele
- Ich zähle Dinge auf, die ich an diesem Arbeitstag erledigen muss und lasse von der künstlichen Intelligenz eine To-Do-Liste erstellen.
- Wenn ich nervös bin vor einem Meeting, lasse ich mich von ChatGPT dazu coachen.
Die erste Stunde im Büro
Am Anfang meines Arbeitstages habe ich ein klares Ziel: Ich möchte einen schnell wissen, wie es um meine Themen steht und was mich an diesem Tag erwartet.
Im Büro angekommen, öffne ich ChatGPT am Computer und kopiere die relevanten Inhalte aus meinem Gespräch mit der KI dorthin, wo ich sie benötige. Anschließend wechsele ich zu Microsoft Copilot und lasse mir eine Zusammenfassung geben, was in meiner Abwesenheit passiert ist und was an diesem Tag ansteht. So bin ich innerhalb von wenigen Minuten up-to-date und kann dann erst mal in Ruhe zur Kaffeemaschine gehen.
So nutze ich KI zu Beginn meines Arbeitstags
- Von Microsoft Copilot lasse ich mir E-Mails und Microsoft Teams Nachrichten zusammenfassen und priorisieren.
- Ich lasse mir eine Übersicht zu anstehenden Terminen geben, inklusive wichtiger Stichworte dafür.
Meetings und Workshops
Meetings und Workshops nehmen einen großen Teil meines Tages als Projektleiterin ein. Künstliche Intelligenz ist hier ein echter Game Changer! Hier einige Beispiele, wie ich ChatGPT und Copilot für Meetings und Workshops nutze:
- Die Agenda erarbeite ich im Dialog mit ChatGPT.
- Wenn ich nicht sicher bin, mit welchen Methoden ich mein Meeting zum Erfolg führe, bespreche ich das im Dialog mit der künstlichen Intelligenz.
- Mit M365 Copilot erstelle ich Präsentationen aus meinen Notizen und generiere die Einladungstexte für die Besprechung.
- Während der Besprechung protokolliert Microsoft Copilot automatisch alle wichtigen Punkte und am Ende erstelle ich daraus ganz einfach per Knopfdruck eine To-Do-Liste.
KI für Meetings: Welches Tool kann was?
- Ich nutze ChatGPT zur Vorbereitung von Meetings. Der Chatbot hilft beim Brainstorming und bei der Auswahl der richtigen Methoden. Aber Achtung: Wenn du einen privaten Account nutzt, ist der Datenschutz nicht gewährleistet!
- Mit dem M365 Copilot kannst du die gängigen M365 Tools schneller und effizienter nutzen und aus Teams Meetings automatisch Protokolle generieren.
Dokumente erstellen
Als Projektleiterin erstelle ich ständig irgendwelche Dokumente. Konzepte, Zeitpläne, Risikoliste – you name it! Die größte Herausforderung dabei ist, eine logische Struktur zu schaffen und an alle wichtigen Inhalte zu denken. Künstliche Intelligenz hat meinen Arbeitsalltag in dieser Hinsicht wirklich revolutioniert.
Von ChatGPT lasse ich mir eine erste Struktur erstellen und brainstorme relevante Punkte.
Wenn ich die ungefähre Struktur meines Dokuments kenne, lasse ich die Informationen für mein spezifisches Projekt von M365 Copilot direkt in den Dokumenten-Entwurf eintragen und voilà: Die Arbeitsaufgaben von einem halben Tag sind in wenigen Minuten erledigt.
Konzepte per Mausklick – das solltest du wissen
- ChatGPT wurde mit einer riesigen Datenbank trainiert. Er kann mir deshalb ziemlich gut sagen, welche inhaltlichen Punkte bei ähnlichen Projekten verwendet wurden.
- M365 Copilot greift auf alle Daten in meiner OneDrive zu und kann sie unmittelbar verarbeiten.
Checklisten erstellen
Wenn ich Checklisten erstelle, hilft mir die KI, nichts zu vergessen. Microsoft Copilot durchsucht meine E-Mails und Notizen nach relevanten Informationen und von ChatGPT hole ich mir Tipps, was bei ähnlichen Projekten auf eine Checkliste gehört. So kann ich sicher sein, dass meine Checklisten vollständig und organisiert sind.
Wie ich dazu vorgehe, habe ich in einem Cheat Sheet für dich zusammengefasst:
Kommunikation
Die richtige Kommunikation ist entscheidend für den Projekterfolg. ChatGPT und Microsoft Copilot unterstützten mich in allen Phasen der Kommunikation. Dabei gibt es drei Haupt Use Cases, die mir bei der Projektkommunikation einen besonders großen Mehrwert bringen.
Ich chatte mit der KI und hole mir Tipps und Ideen
- Anforderungen meiner Zielgruppe verstehen.
- Tipps für Storytelling.
- Analogien und Beispiele finden, die meine Themen anschaulich erklären.
Ich lasse Inhalte von der KI entwerfen
- Outline für einen Intranetartikel
- Skript für eine Präsentation
- Thema xy erklärt für Dummies
Ich überarbeite vorhandene Inhalte mit KI
- Präsentation zu einem Intranetartikel umschreiben.
- Texte in eine andere Sprache übersetzen.
- Vorhandene Texte in einem anderen Ton formulieren, mit mehr bzw. weniger Fachbegriffen.
Nach Feierabend
Nach Feierabend nutze ich die Tools für meine Freizeit. ChatGPT hilft mir, Reisen zu planen oder neue Rezepte auszuprobieren. Und wenn ich doch einmal berufliche Themen im Kopf habe, diktiere ich diese mit der Sprachfunktion im Handy und die KI stellt sicher, dass meine Notizen am nächsten Tag in meiner To Do Liste erscheint. So kann ich den Feierabend entspannt genießen, ohne an die Arbeit denken zu müssen.
Künstliche Intelligenz ist aus meinem Alltag als Projektleiterin nicht mehr wegzudenken
Mit künstlicher Intelligenz gestalte ich meinen Arbeitstag effizienter und stressfreier. KI ist dabei nicht nur eins von vielen Tools im Hintergrund, sondern ein aktiver Partner, der mich in jeder Phase meines Arbeitstages unterstützt. Manchmal sage ich im Scherz zu meinen Freunden, dass es Tage gibt, an denen ich mehr mit ChatGPT und Microsoft Copilot spreche als mit meinen Teammitgliedern. Die Sprachfunktion finde ich dabei besonders praktisch, so muss ich nicht immer nur in den Computer starren.
Wie ist das bei dir? Nutzt du auch schon künstliche Intelligenz in deinem Projektalltag?