Vom entspannten Sommerurlaub ins Motivationsloch: Der Wiedereinstieg nach dem Urlaub ist oft schwierig. Im einen Moment sitzt du noch mit einem Margarita am Strand und wenige Tage später bestimmen To-Do-Listen, langatmige Meetings und ellenlange E-Mails wieder deinen Tagesablauf. Die Motivation sinkt oft schon beim Gedanken daran in den Keller. Doch zum Glück gibt es mittlerweile KI-Tools, die den Übergang erleichtern und nervige Aufgaben in Sekundenschnelle erledigen. In diesem Beitrag zeige ich dir die 10 besten KI Prompts, mit denen du den ersten Arbeitstag nach dem Urlaub stressfrei meisterst.
Post-Urlaubsblues: Wenn der erste Arbeitstag nach dem Urlaub schwer fällt
Nach dem Urlaub wieder in den Arbeitsmodus zu schalten, ist schwer. Selten habe ich so wenig Lust auf meinen Job, wie wenn ich mich am ersten Arbeitstag nach dem Urlaub auf den Weg ins Büro mache. Besonders belastend ist der Gedanke an die 200+ E-Mails, die sich während deiner Abwesenheit angesammelt haben.
Diesen Sommer hab ich das zum ersten Mal besser hinbekommen, dank Microsoft Copilot. Meine Firma hat den KI-Chatbot von Microsoft vor wenigen Monaten für uns freigeschaltet und was soll ich sagen: Es ist absolut genial! Noch nie hatte ich so schnell einen Überblick, was während meinem Urlaub lief – und das ganz ohne Stress.
Hier sind die 10 besten Copilot-Prompts, die dir helfen, nach dem Urlaub entspannt und organisiert in den ersten Arbeitstag zu starten. Ich erkläre dir Schritt für Schritt, wie ich mit Hilfe von KI vorgehe, um nach dem Urlaub wieder schnell in den Arbeitsalltag zurückzufinden.
#1 Copilot Prompt nach dem Urlaub: E-Mails und Chat Nachrichten zusammenfassen lassen
Die erste große Herausforderung nach dem Urlaub ist die Flut von E-Mails und Chat-Nachrichten, die sich während der Abwesenheit angesammelt haben. Der M365 Copilot kann hier Abhilfe schaffen, indem er dir einen schnellen Überblick über alle wichtigen Themen und Projekte gibt. Die KI von Microsoft hat Zugriff auf alle E-Mails im Outlook Postfach sowie auf die Teams Nachrichten. Sie weiß somit genau, welche Themen während des Urlaubs relevant waren. Dieses Wissen kannst du ganz einfach anzapfen mit diesem Prompt:
Erstelle eine Auflistung aller Themen und Projekte, die während meines Urlaubs in Microsoft Teams und Outlook behandelt wurden. Gib für jedes Thema/ Projekt an, wie viele Chat-Nachrichten, E-Mails und Dokumente dazu eingegangen sind.
Dieser erste Schritt gibt dir einen schnellen groben Überblick darüber, was während deinem Urlaub passiert ist. Du weißt danach, was dich in deinen E-Mails und Chat Nachrichten erwartet, und vermeidest böse Überraschungen beim Durchscrollen.
#2 Copilot Prompt nach dem Urlaub: Alle Projekte auf einen Blick
Nachdem du jetzt die groben Themen kennst, die in deinem Postfach auf dich warten, kannst du einen Schritt weiter gehen und detailliertere Informationen zu deinen laufenden Projekten abfragen. Ich weiß nicht, wie es bei dir in der Firma ist, aber bei mir gibt es gewisse Kandidaten, die direkt morgens um 9 nach dem Urlaub bei mir anrufen, um irgendwelche Dinge zu klären. Erst letztes Jahr habe ich mich davon überrumpeln lassen und einem Vorgehen zugestimmt, das rückblickend keinen Sinn gemacht hat. Das war echt ärgerlich.
Hätte ich damals schon Microsoft Copilot gehabt, wäre das so nicht passiert. Mit diesem einfachen Prompt kannst du dir nach dem Urlaub schnell wieder einen Überblick zu deinen Projekten verschaffen:
Fasse die wichtigsten Updates und Änderungen in meinen Projekten aus Teams, Outlook, Word und Excel zusammen.
Nutze anschließend diesen zweiten Prompt, um direkt auf kurzfristige Calls vorbereitet zu sein:
Liste mögliche Fragen auf, die in Zusammenhang mit den genannten Projekten diese Woche aufkommen könnten. Füge die Namen der Personen hinzu, die sich mit diesen Fragen an mich wenden könnten, basierend auf den Inhalten aus Microsoft Teams und Outlook während meiner Abwesenheit.
#3 Copilot Prompt nach dem Urlaub: Neue Themen und Projekte identifizieren
Nicht selten kommt es vor, dass während des Urlaubs auch neue Projektideen oder Anfragen im E-Mail Postfach landen. Das können simple Anfragen sein, die du in wenigen Minuten beantworten kannst – oder hochkomplexe neue Projekte, die dich ressourcenmäßig stark beanspruchen werden. Ich selbst hatte so ein Erlebnis vor einigen Jahren, als mich während des Urlaubs die Mail meines Abteilungsleiters erreichte, der mir mitteilte, dass der IT Projektleiter für die Einführung unseres neuen Besuchermanagementsystems gekündigt hat. Die Projektidee war zeitkritisch und für das Folgejahr fix eingeplant und der Abteilungsleiter wollte nun von mir wissen, ob ich mir zutraue, dieses Projekt zu übernehmen. Mein erster Gedanke beim Durchlesen der Mail war „auf keinen Fall!“. Ich hatte so ein großes Projekt noch nie zuvor geleitet und deshalb ziemlich Respekt vor dieser Aufgabe. Glücklicherweise hatte ich damals schon am Abend vor meinem ersten Arbeitstag die Mails gecheckt. So konnte ich mir das Thema nochmal durch den Kopf gehen lassen und die Vor- und Nachteile in Ruhe abwägen. Als mein Abteilungsleiter mich an meinem ersten Arbeitstag nach dem Urlaub persönlich darauf ansprach, sagte ich zu. Das Projekt wurde ein Erfolg und hat mich als Projektleiterin auf vielen Ebenen weitergebracht. Es wäre rückblickend ein großer Fehler gewesen, meinem ersten Implus zu folgen und die Projektleitung abzulehnen.
Warum ich diese Geschichte erzähle? Ganz einfach: Der M365 Copilot verschafft mir heutzutage die erforderlichen Verschnaufpausen, die ich füher nur durch Arbeit am Wochenende oder am letzten Abend des Urlaubs erreichen konnte. Selbst wenn ich mich dafür entscheide, zum Ende des Urlaubs bereits einen Blick in meine Mails zu werfen, geht das mit Copilot viel schneller als früher, wo ich jede Mail manuell geöffnet und durchgelesen habe.
Mit diesem Prompt verschaffst du dir schnell einen Überblick zu allen neuen Themen und Anfragen während deines Urlaubs:
Erstelle eine Liste der neuen Projekte und Anfragen, die während meiner Abwesenheit eingegangen sind. Füge jeweils die Ansprechpersonen hinzu und erkläre mir die Eckdaten in einfachen Sätzen für Dummies.
#4 Copilot Prompt nach dem Urlaub: Entscheidungen während der Abwesenheit
Wichtige Entscheidungen, die während deiner Abwesenheit getroffen wurden, können deine Arbeit erheblich beeinflussen. M365 Copilot kann deine Mails und Chatnachrichten gezielt nach relevanten Entscheidungen durchsuchen und diese für dich zusammenfassen. Dieser Prompt bringt dich nach dem Urlaub schnell up-to-date zu wichtigen Entwicklungen:
Erstelle eine Zusammenfassung der wichtigsten Entscheidungen, die während meiner Abwesenheit getroffen wurden. Schreibe den Namen des Entscheiders dazu sowie eine kurze Erklärung zum Inhalt der Entscheidung.
#5 Copilot Prompt nach dem Urlaub: Dringende Aufgaben und Anfragen priorisieren
Ein weiterer wichtiger Aspekt sind dringende Anfragen und Aufgaben. Themen, die nicht bis Woche 2 nach dem Urlaub warten können, sondern eine sofortige Handlung erfordern. Diese Mails und Chatnachrichten sind besonders kritisch, wenn sie im Betreff nicht entsprechend als dringend markiert sind und deshalb schlichtweg in der Fülle der E-Mail Flut untergehen.
Antwortest du nicht fristgerecht auf wichtige Anfragen, kann das negative Auswirkungen haben: Auf deine Projekte oder sogar auf deine Glaubwürdigkeit als Projektleiterin.
M365 Copilot hilft dir dabei, in der E-Mail Flut nach dem Urlaub keine wichtigen Anfragen zu übersehen. Mit diesem Prompt stellst du sicher, dass du deine Mails richtig priorisierst und die wichtigsten Themen zuerst bearbeitest:
Identifiziere die E-Mails und Teams Nachrichten, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, und markiere sie. Berücksichtige insbesondere dringende Aufgaben und Anfragen.
#6 Copilot Prompt nach dem Urlaub: Überblick zu anstehenden Meetings
Bevor du dich in die inhaltliche Bearbeitung deiner Aufgaben nach dem Urlaub stürzt, gibt es noch einen wichtigen Schritt: Lass dir einen Überblick über die anstehenden Meetings geben. Warum ist das so wichtig? Meetings sind fixe Termine, bei denen oft konkreter Input von dir erwartet wird. Besonders nach dem Urlaub, wenn du möglicherweise noch Wissenslücken über die Geschehnisse während deiner Abwesenheit hast, ist es entscheidend, gut vorbereitet zu sein. Microsoft Copilot kann dir dabei helfen, dich optimal auf diese Meetings vorzubereiten. Nutze folgenden Prompt, um alle wichtigen Informationen zu erhalten:
Gib mir eine Übersicht über die anstehenden Meetings für diese Woche und schreibe jeweils 2 erklärende Sätze mit Hintergrundinformationen dazu. Gib mir außerdem zu jedem Meeting eine Einschätzung, welches meine Rolle im Meeting sein wird.
#7 Copilot Prompt nach dem Urlaub: To-Do-Liste für den ersten Arbeitstag
Nachdem du alle Vorbereitungen für deinen Wiedereinstieg abgeschlossen hast, ist es an der Zeit, dich den konkreten Aufgaben zu widmen. Anstatt einfach alles der Reihe nach abzuarbeiten, ist es effizienter, mit den wichtigsten Aufgaben zu beginnen und dich an einer To-Do-Liste entlangzuhangeln. Microsoft Copilot kann dir dabei helfen, eine solche Liste zu erstellen, die auf den wichtigsten E-Mails, Teams-Chats und Aufgaben basiert. So behältst du den Überblick und kannst gezielt Prioritäten setzen. Verwende diesen Prompt, um deine To-Do-Liste zu generieren:
Erstelle eine To-Do-Liste für meinen ersten Arbeitstag basierend auf den wichtigsten E-Mails, Teams-Chats und Aufgaben.
#8 Copilot Prompt nach dem Urlaub: Änderungen an Dokumenten
Wenn du die wichtigsten Aufgaben erledigt hast, ist es nach dem Urlaub eine gute Idee, einen genaueren Blick auf die Dokumente zu werfen, die während deiner Abwesenheit geändert wurden. Oftmals verstecken sich wichtige Details in den Änderungen, die leicht übersehen werden können. Microsoft Copilot kann dir helfen, diese Änderungen schnell zu identifizieren und zusammenzufassen. So stellst du sicher, dass du keine wichtigen Informationen verpasst. Nutze diesen Prompt, um die Dokumentenänderungen zu überprüfen:
Prüfe, welche Dokumente während meiner Abwesenheit geändert wurden und fasse die wichtigsten Änderungen in kurzen Sätzen für mich zusammen.
#9 Copilot Prompt nach dem Urlaub: Übersicht zu neuen Dokumenten
Was für geänderte Dokumente gilt, trifft auch auf neu erstellte Dokumente zu. Es ist wichtig, sich einen Überblick über alle neuen Inhalte zu verschaffen, um keine relevanten Informationen zu verpassen. Ändere den Copilot Prompt dafür leicht ab:
Prüfe, welche Dokumente während meiner Abwesenheit neu erstellt wurden und erkläre mir deren Inhalt in zwei Sätzen für Dummies.
#10 Copilot Prompt nach dem Urlaub: E-Mails formulieren lassen
Last but not least: Die Copilot-Funktion, die die meiste Zeit spart. Einige Anfragen erledigen sich während des Urlaubs von selbst, doch für die verbleibenden E-Mails ist eine Antwort erforderlich. Das Formulieren von Höflichkeitsfloskeln und die diplomatische Umschreibung kritischer Themen kann zeitaufwendig sein. Hier kommt Microsoft Copilot ins Spiel, indem er E-Mails adressatengerecht formuliert. Selbst wenn der erste Entwurf nicht perfekt ist, ist es einfacher, an einem bestehenden Text zu arbeiten, als von Grund auf neu zu beginnen. Gib dem Copilot einfach stichpunktartig den Inhalt der Mail vor, zum Beispiel:
Bedanke dich bei Frau Maier und teile ihr mit, dass wir uns für Variante B entschieden haben. Kündige an, dass ich dafür ein Meeting in den nächsten Wochen einstellen werde.
Denke auch an die Generierungsoptionen, um die E-Mail weiter zu verfeinern und optimal anzupassen.
Fazit: So hilft Microsoft Copilot nach dem Urlaub
Microsoft Copilot erleichtert den Wiedereinstieg in den Arbeitsalltag erheblich, indem er Aufgaben automatisiert, die sonst viel Zeit in Anspruch nehmen würden. Dabei macht er im Grunde nichts anderes, als du ohne KI-Unterstützung auch tun würdest. Er durchforstet deine Nachrichten, priorisiert Themen und hilft dir dabei, schnell den Überblick zu bekommen. Nur eben viel schneller, als du das manuell hinbekommst.
So startest du stressfrei in den ersten Arbeitstag nach dem Urlaub und kannst dich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren. Die Entscheidung liegt jetzt bei dir: Nutzt du die freigewordene Zeit, um noch mehr und schneller zu arbeiten, oder gönnst du dir am ersten Arbeitstag nach dem Urlaub einfach mal eine schöne Kaffeepause mit der Lieblingskollegin? Ich persönlich entscheide mich immer für Variante zwei.
