Fällt es dir schwer, E-Mails richtig zu formulieren? Dann könnte ChatGPT dir helfen! Entdecke die effektivsten Prompts für überzeugende Geschäftsmails.
Inhalt
E-Mails: Eine Herausforderung im beruflichen Alltag
Auf einer Skala von 1 bis 10, wie sehr nerven dich E-Mails im Arbeitsalltag? Zehn? Elf? Willkommen im Club!
Im Autorenteam von Digitrendchat sind wir uns einig, dass E-Mails im Berufsalltag zu den undankbarsten Aufgaben gehören. Erst überlegt man hin und her, was man sagen will, dann gilt es, den richtigen Ton zu treffen und die wichtigen Punkte deutlich zu machen. Je komplexer das Thema, desto mehr Zeit wird benötigt – Zeit, die für andere Aufgaben fehlt.
ChatGPT kann beim Formulieren von E-Mails eine große Unterstützung sein. Vom ersten Entwurf bis zur vollständigen Nachricht in einer anderen Sprache: Mit den richtigen Anweisungen im Prompt werden deine Mails zum Kinderspiel. In diesem Blogbeitrag stellen wir dir die wichtigsten Methoden und Beispiel-Prompts vor, wie du mit Hilfe von ChatGPT deine E-Mail Kommunikation effizienter gestaltest.
E-Mails formulieren mit KI
Als Projektmanagerin erhält Jana jede Woche duzende E-Mails. Diese muss sie lesen, priorisieren und beantworten. Das kostet Energie und Zeit, schließlich ist es wichtig, den richtigen Ton zu treffen und die erforderlichen Inhalte zu kommunizieren. Jana möchte ihren Zeitaufwand für E-Mails reduzieren. Dafür nutzt sie ChatGPT als digitalen Schreib-Assistenten und Sparrings-Partner.
So hilft ChatGPT bei der täglichen E-Mail Kommunikation
Bevor wir dir gleich zeigen, wie du mit ChatGPT gute E-Mails formulierst, möchten wir dir einen allgemeinen Überblick geben, wie du KI beim E-Mail Verkehr einsetzen kannst. Schließlich geht es ja nicht immer darum, ganze Texte zu formulieren. Je nach Sachverhalt gibt es noch weitere zeitintensive Aufgaben, die ChatGPT per Mausklick für dich erledigt. Hier sind die wichtigsten:
- Texte überprüfen: Du kannst einen selbstgeschriebenen E-Mail Entwurf von ChatGPT auf Grammatik- und Rechtschreibfehler prüfen lassen. Auch Faktoren wie leichtere Lesbarkeit oder allgemeine Verständlichkeit kann die KI zuverlässig überprüfen.
- Formulierungshilfe: Wenn du Schwierigkeiten hast, komplexe Inhalte höflich und verständlich auszudrücken, kann ChatGPT dir die passenden Formulierungen liefern. Dabei muss es nicht immer der ganze E-Mail Text sein. KI kann auch deine Betreffzeile oder Zwischenüberschriften in einer Mail optimieren.
- Anpassung an den Kommunikationsstil: Ob formell, informell, direkt oder diplomatisch – ChatGPT unterstützt dich dabei, den richtigen Ton für jede Situation zu finden.
- Übersetzungen: Du kannst E-Mails in verschiedenen Sprachen verfassen oder Nachrichten für internationale Empfänger anpassen lassen.
So wird das Schreiben von E-Mails deutlich einfacher und schneller.
Gute E-Mail Prompts: Das gehört rein
Damit ChatGPT dir wirklich hilfreiche E-Mail-Antworten liefert, ist es wichtig, dem Chatbot spezifische Anweisungen für deine E-Mail zu geben. Je genauer du das Ziel und deinen Kontext beschreibst, desto passender und präziser wird die generierte E-Mail sein.
Der Use Case: Jana möchte eine E-Mail formulieren
Projektleiterin Jana begleitet die Einführung einer Besuchermanagement-Software. Die Implementierung steht kurz bevor und Jana möchte eine Infomail an die Stakeholder formulieren. Nutzer sind in diesem Fall die Wachleute, die die Software später bedienen werden. Jana kennt das Team und versteht sich mit allen gut, es herrscht eine lockere und kollegiale Atmosphäre zwischen Janas Projektteam und den Wachleuten. Als E-Mail Prompt für ChatGPT gibt Jana diesen Text ein:
Schreibe eine detaillierte, freundschaftliche E-Mail an die Wachleute unseres Unternehmens, um sie über die Einführung des neuen Systems zur Besucherregistrierung ab November zu informieren. Erkläre, dass es davor Schulungen geben wird, und gib einen kurzen Überblick, wie der Prozess weitergeht.
Bestandteile von E-Mail Prompts
Wir haben oben bereits erwähnt, wie wichtig es ist, bei E-Mails den richtigen Ton zu treffen. Damit ChatGPT das auch kann, muss der KI-Chatbot die relevanten Eckdaten kennen.
Ziel
Sag der KI, was der Grund für deine E-Mail ist. Geht es um eine allgemeine Information, antwortest du auf eine Beschwerde oder hast du selbst eine Anfrage an jemanden? Gib das Ziel der E-Mail in 1-2 klaren Worten an.
Im oben beschriebenen Use Case hat Projektleiterin Jana das Ziel, über die Einführung des neuen Systems zur Besucherregistrierung zu informieren.
Kontext
Kontext und Ziel gehen Hand in Hand, trotzdem ist es wichtig, an beides zu denken. Grundsätzlich ist für ChatGPT interessant, was der Auslöser für deine Mail ist und worum es ganz grob geht.
Beim Beispiel des Besuchermanagements ist der Auslöser, dass die Einführung der Software kurz bevorsteht, diese ist für November geplant. Wichtigste Botschaft ist, dass es davor noch Schulungen geben wird.
Hinweis zu Datenschutz und Informationssicherheit: Mache dich mit den internen Richtlinien in deinem Unternehmen vertraut, bevor du ChatGPT für deinen Job nutzt. Das gilt insbesondere, wenn du dafür einen privaten Account verwendest.
Ton und Stil
Eine E-Mail an die Geschäftsführung wird anders formuliert als eine formlose Anfrage an eine befreundete Arbeitskollegin, das ist unstrittig. Am besten erreichst du diese Nuancen, wenn du ChatGPT den Ton und Stil der Mail im Prompt vorgibst.
Jana hat ein freundschaftliches Verhältnis zum Wachpersonal und spricht sie alle mit „Du“ an. Ein sehr formeller Text, beginnend mit „Sehr geehrte Damen und Herren, hiermit möchten wir Sie informieren…“ wäre hier fehl am Platz. Deshalb bittet sie ChatGPT, die E-Mail freundschaftlich zu formulieren.
Empfänger
Wenn du zusätzlich zur Stil-Vorgabe noch den Empfängerkreis näher bezeichnest, hilft das ChatGPT, den Ton der Mail noch besser auf deine Bedürfnisse abzustimmen. Jana spricht deshalb in ihrem Prompt von „Wachleuten“.
Kultur und Sprache
Dieser Punkt ist besonders wichtig im internationalen Kontext. Es ist offensichtlich, dass du die KI auffordern kannst, eine E-Mail in Englisch oder Spanisch zu formulieren. Darüber hinaus gibt es jedoch weitere Besonderheiten beim Umgang mit internationalen Geschäftspartnern. Deshalb solltest du ChatGPT das wissen lassen, falls es zutrifft.
Manchmal kann es auch helfen, nochmal speziell auf den deutschen Kontext hinzuweisen. Da die KI mit einer überdurchschnittlich hohen Anzahl englischer Texte trainiert wurde, enthalten die Texte manchmal Besonderheiten aus dem Englischen Kulturkreis. Vor allem bei E-Mails erleben wir immer wieder, dass die KI damit beginnt, explizit nach der Gesundheit zu fragen. Auf Englisch völlig normal („I hope this E-Mail finds you well“) in der deutschen Übersetzung aber nicht üblich („Ich hoffe, diese E-Mail trifft Sie bei bester Gesundheit an“).
Länge der E-Mail
Abschließend kann es auch hilfreich sein, ChatGPT die Länge der Mail vorzugeben. Häufig macht die KI das intuitiv schon richtig. Aber wenn du genaue Vorstellungen hast, wie deine Mail aussehen soll, hilft es, einen ungefähren Anhaltspunkt für ChatGPT zu nennen. Du kannst zum Beispiel sagen:
- Erstelle eine kurze E-Mail
- Schreibe einen detaillierten Text
- formuliere eine umfassende Erklärung
Best Practice: E-Mail Promptvorlagen für ChatGPT
Nachdem du jetzt weißt, worauf du bei E-Mail Prompts grundsätzlich achten musst, zeigen wir dir als nächstes einige Best Practices. Wie gewohnt bleiben wir bei unserer Persona Jana, die als Projektleiterin eine ganze Reihe unterschiedlicher E-Mail Use Cases hat.
E-Mail Prompt Vorlage Nr. 1: Projekt Update an das Management
Jana muss regelmäßig über den Projektfortschritt berichten, besonders an die Geschäftsleitung. Dabei ist es wichtig, klare und gut strukturierte E-Mails zu senden, die den aktuellen Stand, Meilensteine und eventuelle Herausforderungen übersichtlich zusammenfassen.
Bitte formuliere eine formelle E-Mail an das Management mit einem Update zum aktuellen Stand unseres Digitalisierungsprojekts. Betone, dass wir im Zeitplan liegen, aber zusätzliche Ressourcen für die nächste Phase benötigen. Achte auf einen professionellen Ton und fasse die wichtigsten Meilensteine kurz zusammen. Hier ein paar Stichworte: [Einfügen].
E-Mail Prompt Vorlage Nr. 2: Anfrage an den IT-Dienstleister
Wenn ein externer Dienstleister Verzögerungen verursacht, muss Jana nachhaken, ohne zu aggressiv zu klingen. Eine klare, aber freundliche Nachricht ist dabei entscheidend, um die Zusammenarbeit positiv zu halten und gleichzeitig Druck aufzubauen.
Schreibe eine höfliche, aber bestimmte E-Mail an unseren IT-Dienstleister. Ich möchte nachfragen, warum die zugesagte Software-Integration noch nicht abgeschlossen ist. Erwähne, dass dies unseren Projektzeitplan gefährdet, und bitte um eine Lösung bis Ende der Woche.
E-Mail Promptvorlage Nr. 3: Interne Eskalations-Mail
Ein internes Team hat Deadlines im Digitalisierungsprojekt wiederholt nicht eingehalten. Jana muss dies jetzt eskalieren und eine deutliche, aber respektvolle E-Mail an deine Abteilungsleitung schreiben.
Schreibe eine respektvolle, aber klare E-Mail an die Abteilungsleitung aus dem Nachbarteam, in der ich darauf hinweise, dass wiederholte Verspätungen in seinem Team den Projektzeitplan gefährden. Bitte um Unterstützung bei der Lösung des Problems und schlage ein persönliches Gespräch vor, um den Fortschritt zu beschleunigen. Verwende dezente, deutsche Umgangssprache, die im professionellen Kontext den richtigen Ton trifft. Berücksichtige den kulturellen Kontext in deutschen Unternehmen. Drücke dich diplomatisch aus, aber bestimmt.
E-Mail Promptvorlage Nr. 4: Einladung zum Kick-Off Meeting
Jana plant ein Kick-off-Meeting für ein neues Projekt mit allen relevanten Stakeholdern. Bereits in der Einladung möchte sie einen positiven und motivierenden Ton setzen.
Schreibe eine freundliche E-Mail, um alle Stakeholder zu unserem Kick-off-Meeting für das neue Projekt einzuladen. Vermittle den Sinn des Projekts und bitte um Rückmeldung zur Teilnahme. Betone auch die Wichtigkeit ihres Inputs für den Erfolg des Projekts. Halte die Nachricht positiv und motivierend. Bei dem Projekt geht es um dieses Thema: [Stichworte einfügen].
E-Mail Promptvorlage Nr. 5: Dankeschön für die Zusammenarbeit
Jana möchte sich bei einem Partnerunternehmen für die gute Zusammenarbeit bedanken und damit den Ton setzen für eine zukünftige Zusammenarbeit bei anderen Projekten.
Schreibe eine herzliche E-Mail an unseren Partner, in der du dich für die bisherige Zusammenarbeit bedankst. Betone die positiven Ergebnisse und freue dich auf zukünftige Projekte. Halte den Ton warm und professionell.
Warum lohnt es sich, E-Mail Prompting zu lernen?
Bis hierhin hast du alles gelernt, was du brauchst, um gute E-Mails mit ChatGPT zu formulieren. Vielleicht fragst du dich jetzt Warum soll ich lernen, einen Prompt zu schreiben, wenn ich in der Zeit auch gleich die E-Mail selbst tippen könnte? Diese Frage ist in Teilen auch berechtigt. Den größten Vorteil erzielst du mit KI immer dann, wenn du sie richtig einsetzt. Das kannst du am besten beurteilen, wenn du die Stärken und Schwächen kennst.
Stärken von ChatGPT beim Erstellen von E-Mails
In diesen Punkten ist ChatGPT beim Erstellen von E-Mails unschlagbar:
- Schnelligkeit und Effizienz: Je länger der Text, desto größer ist der Zeitgewinn durch KI. Einen Einzeiler an eine befreundete Arbeitskollegin hast du hingegen schneller selbst getippt („Wir starten voraussichtlich schon ab November mit dem Besuchermanagement, ist das aus deiner Sicht ein Problem?“).
- Fear of White Paper: Auch wenn es darum geht, einen ersten Entwurf zu generieren, kann KI sehr hilfreich sein. Selbst wenn dir die Formulierungen und Inhalte nicht zusagen, gibt der Textentwurf von ChatGPT Impulse für die Struktur und den Aufbau der Mail.
- Übersetzungen: ChatGPT übersetzt jeden Text mit nur wenigen Mausklicks. Die Geschwindigkeit der KI ist hier dem Menschen meilenweit überlegen.
- Änderung des Schreibstils: Bei der Überarbeitung oder Änderung von Texten bringt ChatGPT sein volles kreatives Potential ein – das solltest du dir auf keinen Fall entgehen lassen. Selbst wenn dir nicht alle Vorschläge gleich gut gefallen, bieten umformulierte Texte eine Menge Inspiration und erleichtern dir das Fine Tuning deiner E-Mail.
Nachteile und Grenzen
Heißt das nun, dass du ab sofort alle deine E-Mails ausschließlich durch die KI generieren lassen solltest? Auf keinen Fall. Es gibt durchaus noch Sachverhalte, bei denen es sinnvoll ist, weiterhin manuell in die Tasten zu hauen.
- Personalisierung: Obwohl ChatGPT E-Mails personalisieren kann, fehlt oft der persönliche Touch, der in manchen Fällen wichtig ist.
- Kulturelle Sensibilität: Bei heiklen Themen kann ChatGPT die menschliche Intuition für Nuancen nicht immer ersetzen.
- Abhängigkeit von klaren Anweisungen: Wenn deine Prompts unklar sind, führt das oft zu weniger brauchbaren Ergebnissen. Es ist wichtig, präzise und detaillierte Anweisungen zu geben.
Grundsätzlich empfehlen wir ChatGPT zu nutzen für lange Texte, komplexe Sachverhalte oder kreative Aspekte wie das Umformulieren von bestehenden Texten. Auch wenn du nicht sicher bist, wie du deine E-Mail aufbauen sollst und welche Inhalte reingehören, ist KI eine große Hilfe. Bei kurzen und einfachen Mails solltest du hingegen genau abwägen, wann es sich lohnt einen Prompt zu schreiben oder ob es nicht schneller ist, direkt die E-Mail selbst zu formulieren. Dasselbe gilt für heikle Themen, bei denen es auch im Jahr 2024 immer noch stark auf persönliches Fingerspitzengefühl ankommt.
Fazit: So hilft ChatGPT beim E-Mail Schriftverkehr
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass E-Mail Prompting mit ChatGPT eine wertvolle Unterstützung in der Geschäftskommunikation darstellt. Mit Hilfe der KI kannst du Zeit sparen und gleichzeitig den Qualitätsstandard deiner E-Mails zu erhöhen. Während KI dir bei komplexen und langen Texten hilfreich zur Seite steht, solltest du bei persönlichen und sensiblen Themen immer noch deinen eigenen Stil einbringen.
Wenn du die richtigen Anwendungsfälle für die KI identifizierst, kannst du deine E-Mail-Kommunikation erheblich optimieren und Zeit sparen.
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